Daten sind das neue Vermögen und der Schutz dieser wertvollen Quelle ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Für mittelständische Firmen im DACH-Raum bedeutet dies, die DSGVO nicht nur einzuhalten, sondern sie als Gelegenheit zu verwenden, um Zuversicht zu erzeugen und sich vor kostspieligen Sanktionen zu bewahren. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie die DSGVO-Vorgaben nicht nur meistern, sondern durch kluge Privacy-Strategien auch Ihre Business-Prozesse optimieren können. Lernen Sie, wie Sie Datenschutz effizient in Ihre Betriebsstruktur integrieren und so Ihre Datenverarbeitung zukunftssicher gestalten.
Weil Rechte ihrer Passagiere missachtet wurden, muss Uber nun 10 Millionen Euro Strafe entrichten, da sie damit gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstoßen haben ; die Facebook-Tochter kommt mit „nur“ 51.000 Euro Strafe wegen eines Vergehens gegen die Mitteilungspflicht relativ mild davon. Aber diese zwei aktuellen Beispiele verdeutlichen: Die Bußgelder für Privacy-Verstöße sind immens!
Während Mega-Konzerne solch hohe Beträge vielleicht ertragen können, gilt es diese als mittelständisches Unternehmen dringend abzuwenden – und zwar durch eine sorgfältige und gesetzeskonforme Datenverarbeitung. Für mittelgroße Betriebe im deutschsprachigen Raum (BRD, AUT, Schweiz) ist dies nicht nur eine Pflicht, sondern eine Chance, sich im Technologiezeitalter hervorzutun. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Schwierigkeiten einer rechtskonformen Datennutzung bewältigen können und von Strafen verschont bleiben.
Der Einfluss der DSGVO auf die Datenverarbeitung im Mittelstand
Die Datenschutz-Grundverordnung bildet seit Mai 2018 das Fundament des Datenschutzrechts in der Europäischen Union. Sie hat weitreichende Folgen auf die Art und Weise, wie Firmen Daten erheben, verarbeiten und speichern. Bestreben der DSGVO ist es, den Schutz persönlicher Informationen zu verbessern und zu vereinheitlichen.
Die DSGVO gewährleistet, dass personenbezogene Daten in der gesamten EU nach denselben Grundsätzen behandelt werden. Dies bietet nicht nur Vorteile für die Einwohner, die mehr Macht über ihre privaten Daten erhalten, sondern auch für Unternehmen, die nun in einem transparenten und einheitlichen Rechtsrahmen agieren können. Ein zentraler Bestandteil der DSGVO ist die Implementierung härterer Vorgaben an die Zustimmung zur Datenbearbeitung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Einwilligung der betroffenen Personen deutlich, eindeutig und freiwillig gegeben wird. Darüber hinaus haben Beteiligte erweiterte Rechte, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit – diese schauen wir uns sofort noch im Einzelnen an.
Die DSGVO verlangt von Unternehmen auch, dass sie technische und organisatorische Maßnahmen einleiten, um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem die Pseudonymisierung und Kodierung persönlicher Informationen, regelmäßige Security-Checks und Schulungen der Mitarbeiter im Bereich Datenschutz. Auch darauf gehen wir noch detaillierter ein.
Die wesentlichen Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung
Fangen wir mit den grundlegenden Grundlagen zur gesetzestreuen Datenverarbeitung an. Die Datenschutzverordnung fußt auf den folgenden Grundprinzipien, die Unternehmen bei der Bearbeitung ihrer Informationen – insbesondere der personenbezogenen Daten – berücksichtigen müssen:
• Rechtmäßigkeit: Informationen dürfen nur auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise bearbeitet werden. Die Nutzung persönlicher Informationen darf demnach nur unter bestimmten, gesetzlich festgelegten Bedingungen erfolgen. Diese Bedingungen stellen sicher, dass Datenverarbeitung fair und offen ist und die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Absichten gesammelt werden und nicht in einer mit diesen Zwecken widersprüchlichen Weise weiterverarbeitet werden.
• Datensparsamkeit: Es dürfen wirklich nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck auch notwendig sind.
• Richtigkeit: Die Informationen müssen sachlich richtig und, wenn erforderlich, auf dem aktuellsten Stand sein.
• Speicherbegrenzung: Informationen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
• Integrität und Vertraulichkeit: Die Bearbeitung muss in einer Weise erfolgen, die eine ausreichende Sicherheit der Informationen sicherstellt.
Betroffenenrechte in der DSGVO: Was Sie beachten sollten
Firmen müssen die Rechte der Beteiligten gemäß Datenschutz-Grundverordnung achten und sicherstellen, dass diese ihre Rechte wahrnehmen können. Zu den wichtigsten Rechten zählen:
• Auskunftsrecht: Betroffene Personen haben das Recht zu wissen, ob und welche persönlichen Informationen über sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung: Betroffene können die Korrektur unrichtiger oder lückenhafter Daten verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Unter bestimmten Voraussetzungen können Beteiligte die Löschung ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Situationen kann die Bearbeitung der Daten limitiert werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Beteiligte haben das Recht, ihre Informationen in einem geordneten, üblichen und digitalen Format zu bekommen und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht: Beteiligte können der Verarbeitung ihrer Informationen widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen des Betriebs beruht.
Aufbau eines effektiven Datenschutzmanagementsystems
Ein wirksames Datenschutzmanagementsystem ist für die Erfüllung der DSGVO unerlässlich. Es unterstützt Unternehmen, die Konformität der Vorschriften zu kontrollieren und kontinuierlich zu verbessern. Je nach Umfang und Datenverarbeitungsform kann die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nötig sein – ab einer Anzahl von 20 Mitarbeitern, die innerhalb des Betriebs mit persönlichen Informationen in Berührung kommen, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Diese Fachkraft ist für die Überwachung der Einhaltung der Privacy-Regeln im Unternehmen zuständig und dient als Ansprechpartner für die Regulierungsstellen und betroffenen Personen.
Wenn es im Unternehmen Arten der Datenverarbeitung gibt, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringen, ist gemäß der DSGVO eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig. Sie hilft, mögliche Gefahren zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu deren Reduzierung zu ergreifen.
Generell gilt: Firmen müssen nachweisen können, dass sie die DSGVO-Vorschriften erfüllen. Eine umfassende Dokumentation aller Datenverarbeitungsvorgänge sowie der implementierten Privacy-Maßnahmen ist also für jedes Unternehmen innerhalb der EU Pflicht. Dazu zählen auch wiederkehrende Überprüfungen und Anpassungen der Privacy-Richtlinien.
So sichern Sie Ihre Daten: Technische und organisatorische Maßnahmen
Um die Integrität und Vertraulichkeit persönlicher Informationen sicherzustellen, müssen Unternehmen angemessene TOMs einleiten. Diese Maßnahmen sollen gewährleisten, dass die Informationen vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust oder Schädigung gesichert sind.
Technische Maßnahmen umfassen alle physischen und digitalen Schutzvorkehrungen, die dazu beitragen, die Sicherheit der Daten zu sichern. Dazu zählen:
• Verschlüsselung: Daten sollten sowohl bei der Datenübermittlung als auch bei der Speicherung kodiert werden, um unbefugten Zugriff zu unterbinden.
• Zugriffskontrollen: Der Zugriff zu personenbezogenen Daten sollte auf autorisierte Personen limitiert werden.
• Sicherheitsupdates: Kontinuierliche Updates der Software und Plattformen helfen, Schwachstellen zu schließen und Attacken zu verhindern.
• Backup: Regelmäßige Backups der Informationen sind unverzichtbar, um Verluste von Informationen zu verhindern und die Wiederherstellung im Falle eines Datenverlustes zu ermöglichen.
Neben den technischen Maßnahmen sind auch organisatorische Vorkehrungen erforderlich, um den Datenschutz zu gewährleisten. Dazu zählen:
• Weiterbildungen: Mitarbeiter sollten wiederkehrend über die Datenschutzvorschriften und den sicheren Umgang mit Informationen unterwiesen und geschult werden.
• Richtlinien und Verfahren: Unternehmen sollten klare Datenschutzrichtlinien und -verfahren implementieren, die den Umgang mit persönlichen Informationen regeln.
• Vertragsverwaltung: Bei der Kooperation mit Dienstleistern, die Zugang zu persönlichen Informationen haben, sollten angemessene Privacy-Abkommen getroffen werden.
Aufsichtsbehörden und ihre Bedeutung für den Mittelstand
Die Konformität der Datenschutz-Grundverordnung wird von nationalen Datenschutzaufsichtsbehörden überwacht. Diese Behörden haben weitreichende Vollmachten und können bei Regelverletzungen (wie eingangs erwähnt) hohe Bußgelder auferlegen. Firmen sollten – unabhängig von ihrer Größe – direkt mit den Privacy-Aufsichtsbehörden kooperieren und diese bei Datenschutzvorfällen sofort informieren. Um präzise zu sein, hat jedes Unternehmen die Pflicht, innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung einer Privacy-Verletzung die verantwortliche Regulierungsbehörde zu informieren. 72 Stunden sind nicht viel – wer keine etablierten Prozesse im Fall der Fälle hat, kann diese Frist womöglich nur schwer einhalten!
Die Summe der Geldbußen bei Vergehen gegen die DSGVO richtet sich nach der Schwere des Regelbruchs und der Größe des Betriebs.
Best Practices für mittelständische Unternehmen
Um den Herausforderungen der rechtskonformen Datenverarbeitung erfolgreich zu entgegnen, sollten mittelständische Unternehmen einige bewährte Praktiken beachten: Datenschutz sollte zum einen von Anfang an in alle Geschäftsprozesse eingebunden werden („Datenschutz durch Technikgestaltung“). Datenschutzmaßnahmen und Richtlinien sollten zudem fortlaufend geprüft und bei Notwendigkeit aktualisiert werden. Die Unternehmensführung sollte ferner aktiv in den Privacy-Schutz-Prozess involviert sein und die Bedeutung des Privacy-Schutzes im Betrieb hervorheben. Und nicht zuletzt sollten Unternehmen ihre Klienten offen über die Datenverarbeitung informieren und deren Zustimmung anfordern, wo erforderlich.
Schlusswort
Die rechtskonforme Datenverarbeitung ist eine komplexe, aber unverzichtbare Aufgabe für mittelständische Unternehmen im DACH-Raum. Die Befolgung der Datenschutz-Grundverordnung und anderer Datenschutzgesetze schützt nicht nur die Rechte der Beteiligten, sondern stärkt auch das Vertrauen der Kunden und fördert die nachhaltige Kundenbindung.
Durch die Implementierung eines wirksamen DSMS, die Ergreifung technischer und organisatorischer Maßnahmen und die direkte Kooperation mit den Regulierungsbehörden können Unternehmen die Herausforderungen der Technologie-Welt bewältigen und ihre Informationen sicher und gesetzestreu verarbeiten.
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