IT-Onboarding: Neue Arbeitnehmer effizient und sicher integrieren!

Es gibt keine 2te Möglichkeit für einen ersten Eindruck – das gilt heutzutage besonders im Recruiting. Damit frisch eingestellte Arbeitnehmer nicht bereits im Rahmen der Probezeit kündigen, ist ein organisiertes Onboarding unter Einbeziehen unterschiedlicher Arbeitsbereiche, besonders der IT-Abteilung, wesentlich. Was Geschäftsbetriebe beim Onboarding-Ablauf aus dem Blickwinkel der IT einplanen sollten, erfahren Sie in dem anschließenden Blogbeitrag.

In einer umkämpften Arbeitswelt, in welcher leistungsfähige Fachkräfte immer häufiger ihren Job tauschen, wird ein gut organisiertes und wohlüberlegtes Onboarding-Verfahren immer bedeutsamer. Zum einen erlaubt es einen positiven Auftakt wie auch eine wirksame Eingliederung hinzugewonnener Arbeitskräfte in das Unternehmen, zum anderen profitieren Unternehmen durch eine hohe Effizienz sowie eine effektivere Bindung des Mitarbeiters sowie die im Zuge dessen reduzierten Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Laut der neuen Untersuchung „Onboarding im Wandel“ von Haufe haben mittlerweile 83 % der befragten Betriebe erkannt, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding zentral ist, um hinzugewonnene Beschäftigte zeitnah ins Unternehmen zu integrieren wie dauerhaft zu halten. Im gleichen Atemzug sind sie davon überzeugt, dass die Fluktuation im Einstellungsjahr durch eingesetzte Onboarding-Strategien verringert werden konnte. 93 % der Unternehmen sind zusätzlich der Meinung, dass durch gezielte Einarbeitung die zwischenmenschliche Integration der neu gewonnenen Mitarbeiter verbessert und vorangetrieben werden kann. 92 % der Unternehmungen stimmten ebenso zu, dass dies gleichermaßen für die fachliche Integration zutreffend ist.

Ungeachtet selbiger Onboarding Instrumente erzählen 30 % der Unternehmen von Fällen, in welchen kurz zuvor eingestellte Angestellte noch vor dem 1ten Werktag wieder gekündigt haben. Gegebenenfalls, da sie sich kaum willkommen gefühlt haben, im Großen und Ganzen an der anzutretenden Arbeitsstelle gezweifelt oder vom neuen Arbeitsherren bis zum 1ten Werktag nichts mehr vernommen haben?

Darum genügt es insofern nicht, die hinzugewonnenen Kollegen mit Blumensträußen an der Rezeption zu erwarten – vielmehr sind schlüssige Onboarding-Strategien entscheidend, welche in den Wochen und Tagen vor dem eigentlichen Arbeitsstart des hinzugewonnenen Angestellten verwendet werden. Dazu zählt genauso das informationstechnologische Onboarding.

Einbeziehung von der 1ten Sekunde an!

Mittlerweile ist beinahe ein jedes Unternehmen auf eine leistungsstarke IT-Umgebung angewiesen. Sei es für die Arbeit eines speziellen Mitarbeiters, die Verwaltung und Steuerung von Aufgaben und Unternehmensabläufen oder etwa den Informationsaustausch innerhalb von Projektgruppen, zu Konsumenten oder mit Distributoren.

Zumal ein voll eingerichteter Arbeitsplatz nicht bloß für einen 1ten guten Gesamteindruck sorgt, sondern genauso für die kommende Weiterentwicklung und die Effizienz eines Angestellten wesentlich ist, nimmt die Geschäfts-IT beim wirksamen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Unternehmens-IT in allererster Linie dafür verantwortlich, dass der Arbeitsplatz eines neu eingestellten Mitarbeiters vor seinem Jobantritt eingerichtet wird. Dazu gehören nebst dem Kaufen und dem Bereithalten der geeigneten Gerätschaften, die Inbetriebnahme und das Einrichten aller benötigten Softwareprogramme, Logins und Berechtigungen. Zudem sollten auch Security-Awareness-Schulungen für die Themenfelder IT-Security und Datensicherheit geplant und terminiert werden, um die neuen Kollegen von Beginn an für securityrelevante Themenbereiche sensibilisieren und bestärken zu können.

Übersehen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Noch immer gibt es viele Firmen, in denen das informationstechnologische Onboarding nicht genug berücksichtigt wird. Dabei kann sich ein unorganisiertes oder oberflächliches Onboarding-Vorgehen negativ auf die Mitarbeiteridentifikation auswirken und zuweilen ein Risikopotential für die IT-Sicherheit, Informationssicherheit, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen.

Also ist das IT-Onboarding für ein Unternehmen essenziell.

Angesichts dessen hat sich vonseiten der IT im Onboarding das nachstehende Vorgehen erprobt:

1. Wahl der richtigen Gerätschaften
Bei der Wahl der geeigneten Hadrwarekomponenten ist zu beachten, dass alle Abteilungen sowie deren Leiter von der IT-Abteilung, über die Personalabteilung bis hin zu den Fachabteilungen in den Planungsprozess mit eingebunden werden.
In einem gemeinsamen Dialog gilt es zu bestimmen, welche Hardware, Endgeräte und Zubehörkomponenten der neue Angestellte braucht. Ist die Hardware nicht verfügbar, muss sie von der IT in Koordination mit der Einkaufsabteilung bestellt werden. Wenn die Hardware verfügbar ist, erfolgt der Aufbau des Arbeitsplatzes mit dem benötigten Equipment sowie die Inbetriebnahme wie auch Prüfung der Network- und Telefonieverbindung.

2. Festlegung der notwendigen Software ebenso wie der Lizenzen.
Simultan zur Ausstattung des physischen Büroarbeitsplatzes muss die erforderliche Softwarelösung bestimmt werden. In Abhängigkeit von Jobprofil braucht der neu gewonnene Mitarbeiter neben den typischen Anwendungen wie MS Office ebenso benutzerdefinierte Computerprogramme, wie etwa ein ERP-System, Grafik-Tools oder etwa InDesign. Die Betriebs-IT sollte vorher beurteilen, ob Lizenzen gekauft oder hinzufügt werden müssen. Folgend gilt es, die Programme zu installieren, die Berechtigungen zu vergeben und den Mail-Account des hinzugewonnenen Beschäftigten aufzusetzen.

3. Einrichtung der Zeiterfassung
Gemäß einem Urteil des EuGH (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14. Mai 2019 sind Betriebe verpflichtet, Arbeitszeiten von Angestellten zu protokollieren. Darum sollte für jeden neuen Beschäftigten ein individuelles Arbeitszeitkonto angelegt werden, um die Zeiten direkt vom allerersten Werktag an erfassen zu können.

4. Schaltung der Zutrittskontrolle
In einigen Unternehmungen wird die Zugangskontrolle digital organisiert. Die IT-Abteilung muss dann die betroffenen Firmenbereiche freischalten, damit der neu gewonnene Kollege nicht vor verschlossenen Türen steht.

5. Verfügbarmachung, Verwaltung sowie Absicherung mobiler Devices
Die meisten Firmen offerieren ihren Mitarbeitern für das flexible Tätig sein die Benutzung portabler Devices. Wird ein hinzugewonnener Arbeitnehmer mit einem portablen Device wie zum Beispiel einem Notebook, einem IPad oder einem Handy versehen, sollten solche Endgeräte in einer Mobile-Device-Management-Solution verwaltet werden. Um die Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu optimieren, sollten die genutzten Endgeräte insbesondere durch eine Anti-Viren-Lösung, eine Firewall, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine Harddriveverschlüsselung geschützt werden. Zusätzlich sollte ein Virtual Private Network, kurz VPN, aufgesetzt werden, um neuen Mitarbeitern einen sicheren Fernzugang auf das firmeninterne Netz zu ermöglichen.

6. Unterrichtung sowie Workshops zu securityrelevanten Themen
Beim Arbeitsantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des neuen Mitarbeiters in die Technik, Software und die IT-Sicherheit. Ebenso sollte die IT-Abteilung den hinzugekommenen Kollegen mit den Regeln für die Webnutzung wie auch mit dem unternehmenseigenen Datenschutzkonzept vertraut machen. Außerdem sollten in den 1ten Wochen und Monaten Security-Awareness-Kurse für die Themenfelder IT-Security und Informationsschutz terminlich festgelegt und vollzogen werden, um die neuen Angestellten von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Themen sensibilisieren und interessieren zu können.

Für den ersten Eindruck gibt es nur eine Chance!

Insbesondere in den 1. hundert Tagen ist das Risiko hoch, dass neu rekrutierte Arbeitnehmer wieder abspringen. Nicht selten werden dafür entsprechend der aktuellen softgarden-Auswertung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein ungutes Betriebsklima, zu hohe Erwartungen an die Unternehmenskultur oder etwa die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Führungsstil als Grund angegeben.

Darum ist es unabdingbar, dass neue Angestellte vor allem in der Einarbeitungszeit vermittels eines sinnvoll organisierten und systematisch gestalteten Onboarding-Ablaufs aufgenommen und in das Unternehmen eingegliedert werden.

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