Termine online verwalten: Was ist Microsoft Bookings?

Bookings ist eine Termin- und Kalender-Möglichkeit mit nahtloser Einbindung in Microsoft Teams und Outlook. Bei Bookings dreht es sich um eine Lösung, welche es Unternehmen ermöglicht, ihre Dienste, Termine sowie Kalender online darzustellen und zu führen. Bzw. anders gesagt: Über Microsoft Bookings lassen sich einfach Termine buchen oder reservieren. Für wen der Service interessant ist, was Bookings im Detail kann und ob das Programm DGSVO-konform ist, all das lesen Sie in diesem Artikel.

Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleineren sowie mittelständischen Firmen ebenso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden gestattet, Online-Buchungen für Dienstleistungen sowie Termine anzubieten, entgegenzunehmen und zu verwalten. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium- als auch in Enterprise-Paketen inkludiert und integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Unternehmen ihre schon im Einsatz vorhandenen Lösungen ebenso bei Verwendung von Bookings problemlos weiternutzen können.

Einer der Hauptgründe, die Microsoft Bookings derart gefragt macht, ist die Gegebenheit, dass es Unternehmen ermöglicht, ihren Kunden einen Self-Service zu bieten. Soll heißen: Kunden können mit Microsoft Bookings ganz problemlos und flink online einen freien Terminslot reservieren, anstelle sich an einen Mitwirkenden zu wenden, welcher ihren Termin von Hand eingeben muss. Dies erspart Zeit und Kosten – und zwar auf jeder Seite!

Als Nutzer lassen sich in Bookings ziemlich einleuchtend Kalender gestalten sowie Teammitglieder oder neuartige Termintypen hinzufügen, zu denen sich dann einzelne Termine erstellen lassen. Die verfügbaren Termine anzeigen, Buchungsbestätigungen versenden, Erinnerungen via E-Mail senden und eine Menge mehr gehört dabei zu den Standard-Features. Finden die jeweiligen Termine virtuell via Microsoft Teams statt, können die Teilnehmer ganz mühelos wie gewöhnlich per Telefon oder Computer beitreten.

Fallbeispiel gefällig? Dies ist die mustergültige Buchungsseite einer Universität, bei welcher man Informations- und Beratungs-Termine online eintragen kann:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/ContosoUniversity1@microsoft.onmicrosoft.com/bookings/

Termine buchen online – das alles kann Microsoft Bookings

Microsoft Bookings ist eine Web-Möglichkeit zur Buchung- und Terminplanung für Unternehmen, die für Office 365 verfügbar ist. Die Features von Bookings sind äußerst praktisch für Firmen, die in gleichen Abständen Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, im Bereich der Serviceleistungen oder im Einzelhandel.

Microsoft Bookings bietet folgende Funktionen:

  • Online-Buchungsseite, auf welcher Kunden die favorisierten Leistungen buchen können
  • Kalender, mit welcher Unternehmen einen Zeitplan organisieren können
  • Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Unternehmen die Kundendaten verwalten können
  • Terminplanungsfunktion, um sämtliche Termine online zu planen wie auch zu buchen
  • Kundenprofilfunktion, die sämtliche Infos zu den Kunden speichert plus abrufbar macht
  • Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Bezahlung gebuchter Termine behilflich zu sein

Die Softwarelösung Bookings wurde entwickelt, um die Planung von Terminen für Unternehmen zu erleichtern. Um die Stolpersteine gering zu halten, ist das Programm deshalb webbasiert und kann von jedem Computer oder Mobilgerät aus aufgerufen werden. Darüber hinaus ist Bookings nahtlos in vorhandene Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert.

Ist Microsoft Bookings datenschutzkonform?

Der Datenschutz ist für Microsoft immer von größter Relevanz – somit auch bei der Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden unterschiedliche personenbezogene Daten, etwa z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift und eventuell sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verwendet. Für die Ersteller dieser Formulare, also die Firmen, welche Bookings einsetzen, gilt dabei gemäß DSGVO, dass sie das Prinzip der Datensparsamkeit einhalten müssen. Das bedeutet, dass bloß die wirklich nötigen Daten erhoben werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon daher nicht erlaubt. Was verlangt werden darf, sind ausschließlich die in der Tat benötigten Kontaktdaten, um beispielsweise einen Kunden anrufen zu können oder diesem den soeben gebuchten Termin zu bestätigen. Das Alter zum Beispiel dürfte daher kein Pflichtfeld sein, wenn es darum geht, einen Friseurtermin zu vereinbaren.

Technisch gilt: Nachdem ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die darin enthaltenen Daten an Microsoft übermittelt. Microsoft sagt zu, keinerlei personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzuleiten, es sei denn, es ist per Gesetz gefordert oder es wird die ausdrückliche Zustimmung des Kunden eingeholt. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargelegt, aus welchem Grund eine Datenweitergabe außerhalb der EU nicht ausgeschlossen werden kann, was datenschutztechnische Risiken birgt.

Um einen DSGVO-konformen Einsatz von Bookings zu garantieren, sollten Unternehmen, welche das Terminbuchungstool Bookings einsetzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig erläutern sowie dem Nutzer über die Tatsache hinaus sonstige Kontaktmöglichkeiten darlegen sowie bereitstellen. Bei Unübersichtlichkeit ist es sinnvoll, vor dem Gebrauch einen Datenschutzbeauftragten hinzu zu ziehen.

 

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