ZUGFeRD: Was du über das elektronische Rechnungsformat wissen solltest

In der heutigen digitalen Welt sind elektronische Rechnungen nicht mehr wegzudenken. Ein besonders relevantes Format, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist ZUGFeRD. Aber was genau steckt dahinter? Lass uns das gemeinsam erkunden.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von PDF- und XML-Daten vereint. Das bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuell lesbares PDF-Dokument enthält. Diese Kombination ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme.

Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen

ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Rechnungssteller als auch für Empfänger:

  1. Automatisierung und Effizienz: Durch die maschinenlesbaren XML-Daten können Rechnungen automatisch verarbeitet werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Effizienz erhöht.
  2. Kompatibilität: Da ZUGFeRD ein offener Standard ist, wird es von vielen Softwarelösungen unterstützt, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
  3. Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: ZUGFeRD-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der EU, was insbesondere für Unternehmen wichtig ist, die grenzüberschreitend tätig sind.
  4. Kostenersparnis: Durch die Automatisierung und die Reduzierung von Papierverbrauch können Unternehmen langfristig Kosten sparen.

ZUGFeRD 2.0 – Die Weiterentwicklung

Seit März 2022 ist ZUGFeRD 2.2 verfügbar und bringt einige Verbesserungen mit sich. Es ist kompatibel mit der europäischen Norm EN16931 und bietet verschiedene Profile, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden. So können beispielsweise kleine Unternehmen das Basisprofil nutzen, während größere Unternehmen auf erweiterte Profile mit mehr Funktionalitäten zugreifen können.

Anwendung von ZUGFeRD in der Praxis

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung benötigst du eine entsprechende Softwarelösung, die das Format unterstützt. Viele moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten mittlerweile native Unterstützung für ZUGFeRD an. Falls dein System dies nicht unterstützt, gibt es auch spezialisierte Tools und Dienstleister, die bei der Implementierung helfen können.

Wichtige Merkmale einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine typische ZUGFeRD-Rechnung enthält folgende Elemente:

  • PDF/A-3 Dokument: Dies ist die visuell lesbare Version der Rechnung.
  • XML-Datei: Diese Datei enthält die strukturierten Daten, die von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können.
  • Metadaten: Zusätzliche Informationen wie Rechnungsdatum, Betrag und Empfänger.

Aufbewahrung und Archivierung

Die Aufbewahrung von ZUGFeRD-Rechnungen erfolgt wie bei traditionellen Rechnungen auch gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Wichtig ist, dass sowohl das PDF als auch die XML-Daten unverändert und nachvollziehbar archiviert werden.

ITleague GmbH ist bereits dabei

Bei der ITleague GmbH setzen wir seit Beginn unseres Unternehmens auf das ERP-System weclapp. Seit dem 01.08.2024 nutzen wir das ZUGFeRD-Format für alle unsere ausgehenden Rechnungen. Diese Rechnungen enthalten nun die notwendigen XML-Informationen, was eine effiziente und automatische Verarbeitung in deinen Buchhaltungsprozessen unserer Partner und Kunden ermöglicht. Hast Du dein Unternehmen ebenfalls bereits an die neuen Vorgaben angepasst?

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Quellen: