Formulare für unbegrenzte Möglichkeiten: Das alles kann Microsoft Forms
Eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit, ein Mitarbeiter-Quiz anlässlich des Firmenjubiläums oder die Abfrage von Essensvorlieben für ein Fest: Immerzu wieder begegnen einem im (Arbeits-) Alltag leicht verständliche oder aber auch umfängliche Umfragen. Ein brauchbares Instrument für eine Generierung jener Befragungen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich verschiedenste Quiz, Fragebögen und Tests erstellen plus evaluieren. Die Daten können danach bei Bedarf in Microsoft Excel transportiert und dort weiterverarbeitet werden.
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Service, welcher es Nutzern ermöglicht, Formulare zu generieren, auszufüllen und zu analysieren. Forms kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, beispielsweise um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit durchzuführen, einen Test zu generieren oder Feedback von Mitarbeitern zu sammeln. Ein klassischer Einsatzbereich ist darüber hinaus die wissenschaftliche Umfrage im Kontext einer akademischen Arbeit oder zu vergleichbaren akademischen Angelegenheiten.
Microsoft Forms ist eine leicht verständliche, trotzdem leistungsstarke Umfrage- und Formular-Erstellungs-App, welche in Office 365 enthalten ist. Es ist ein großartiges Tool für kleinere Unternehmen, die einfache Umfragen oder Formulare erstellen wollen, ohne hierfür ein externes Programm kaufen zu müssen. Das Tool steht sämtlichen Kunden von Office 365 Education wie auch allen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden plus auch ganz allgemein allen Benutzern mit einem Microsoft-Account (Hotmail, Live oder Outlook.com) kostenlos zur Verfügung. Um das Werkzeug verwenden zu können, braucht man sich nur auf der Website forms.office.com registrieren – im Nu kann man mit der Erstellung von Umfragen, Tests und Abstimmungen beginnen!
Forms überzeugt durch eine nachvollziehbare Benutzerfreundlichkeit und liefert eine Vielzahl von Designs wie auch Umfrage-Vorlagen mit, die kostenfrei genutzt werden können. Nach der Generierung einer Befragung kann man mit einem Link andere Nutzer auffordern, an der Befragung teilzunehmen – was mit beinahe jedem Internetbrowser und mobilen Gerät möglich ist. Microsoft Forms bietet außerdem eingebaute Untersuchungen zur Bewertung der erhaltenen Antworten plus gestattet einen Datenexport zu Excel zur zusätzlichen Verarbeitung.
Welche Vorteile bietet Microsoft Forms?
Für sämtliche Nutzer der Microsoft-Welt bietet Forms einen riesigen Vorteil: Die Fragebögen sind nahtlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint und Co. Auf diese Weise können beispielsweise interne Umfragen direkt in der Teams App ausgefüllt werden in den jeweiligen Räumen, wo diese benötigt werden.
Mit Forms lassen sich jegliche erhobenen Angaben in Nullkommanichts in Form von Echtzeitdiagrammen darstellen – auf diese Weise kann man diese Ergebnisse ebenso optisch optimal auswerten sowie die Ergebnisse weiternutzen, um diese zu zeigen, in Meldungen einzubauen, auf der Internetseite einzubinden und so weiter. Darüber hinaus ist Microsoft Forms in der Lage, automatische Berichte zu generieren – ziemlich smart! Auf diese Weise lassen sich aus den theoretischen Ergebnissen unmittelbar Optimierungen folgern und Schlussfolgerungen ziehen.
Welche Nachteile hat Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist zwar kostenfrei, hat allerdings eine Beschränkung im Umfang. So können Nutzer mit Office 365 für Bildungseinrichtungen und Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formblätter erstellen, bei denen jedes Formular bis zu 50.000 Stellungsnahmen beinhalten kann. Diejenigen, welche Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) verwenden, können ebenfalls bis zu 200 Formulare erzeugen, hier kann jedes Formblatt aber deutlich weniger Antworten haben: Bei gebührenpflichtigen Konten sind es bis zu 1.000 Stellungsnahmen; bei kostenlosen Accounts lediglich bis zu 200 Stellungsnahmen.
In den meisten Gegebenheiten sollte das reichen – in der Tat ist es ärgerlich, bereits reichlich Arbeit in eine Umfrage gesteckt zu haben, um anschließend festzustellen, dass die Möglichkeiten zur Antwort keinesfalls ausreichend sind und man in einem neuen Tool von vorn anfangen muss… Tipp für alle, die regulär Forms einsetzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man einfach bestehende Antworten vergangener Befragungen in eine Excel-Arbeitsmappe bringen und jene dann aus der Befragung entfernen.
Andere Schwächen von Microsoft Forms: Die Umfragen sind nur bedingt anpassungsfähig und es stehen keinerlei zusätzlichen Funktionen zur Verfügung. Außerdem gibt es eine eingeschränkte Menge an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Die besten Microsoft Forms Alternativen
Anbieter von Umfrage- sowie Befragungstools gibt es zahlreich. Microsoft Forms ist daher nur eines von sehr vielen. Die Konkurrenz ist demzufolge beachtlich. Zu den am häufigsten verwendeten Methoden zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll wie auch Google Forms.
Obwohl die Funktionsvielfalt bei allen Programmen ziemlich komparabel ist, unterscheiden sich die Preise enorm! Von kostenlos bis einigen hundert Euro monatlich ist absolut alles vorhanden. Hat man keine besonderen Bedingungen, reichen kostenlose Methoden wie Microsoft Forms definitiv aus – erst wenn es speziell wird, ist ein prüfender Blick nötig. Aber solange es nicht notwendig ist, ist unser Tipp: Sparen Sie sich den teils mühsamen Weg durch den Software-Dschungel.
Datenschutz & Forms: Passt das zusammen?
Alle Fakten aus den Befragungen, die durch Microsoft Forms erstellt und gebündelt werden, sind auf Servern in den USA und Europa abgespeichert. Für sämtliche Kunden, die ihren Sitz in Europa haben, werden ausschließlich europäische Rechenzentren genutzt, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übertragung der Daten geschieht ausschließlich verschlüsselt.
Demzufolge lässt sich sagen: Ja, die DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft Forms ist möglich. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass es bei Microsoft Forms nicht machbar ist, dass ein Administrator relevante Compliance- und Sicherheits-Einstellungen vornimmt, sondern vielmehr hat der Verfasser jeder Umfrage selbst die Verantwortlichkeit, seine Umfrage DSGVO-konform zu erstellen.
Generell sollten bei einer Umfrage nur wirklich nötige Daten erhoben werden – personenbezogene Daten, vor allem sensibler Natur, haben an dieser Stelle nichts zu suchen! Außerdem ist auch bei anonymisierten Befragungen auf das zu schauen, dass keinerlei Rückverfolgungen zu einer Person möglich sind – führt man etwa eine Befragung in einem kleineren Kollektiv durch, in dem es nur zwei Männer gibt, so kann die Anonymität ggfs. nicht gewährleistet werden, weshalb die Fragestellung nach Geschlecht gemäß ausgelassen werden müsste.
Zudem ist wichtig zu wissen, dass beim Aufruf einer Umfrage, die mittels Microsoft Forms erarbeitet wurde, im Vorfeld Daten gesammelt werden, zum Beispiel die IP-Adresse, bei welcher es sich laut DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Bedauerlicherweise bietet Microsoft gegenwärtig kein Consent-Management an, welches eine Ermächtigung zum Platzieren der Cookies einholt – und dabei verwendet das Tool eine ganze Reihe von Cookies! Möchte man das Programm DSGVO-konform einsetzen, muss man demzufolge hinsichtlich der Cookies sowie dem Consent-Management selbst Hand anlegen.
Rat: Zudem sollte ein entsprechender Datenschutzhinweis zu Beginn der Befragung auftreten. Die allererste Frage sollte eine Ermächtigung der Teilnehmer anfragen und in etwa folgendermaßen lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende explizit „Ja“ sagt, sollte die Umfrage überhaupt starten.
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