Dokumentenmanagementsysteme: Papierlos in die Zukunft!

Für die Zukunftssicherheit eines Geschäftes ist es heutzutage bedeutend, dass jegliche Dokumentation und weitere Unternehmensprozesse zusammen passen sowie für alle Beschäftigten stets ebenso wie von allerorts aus abrufbereit sind. Um das zu gewährleisten, kommen leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz. Welche Beweggründe für die Implementierung eines aktuellen DM-Systems sprechen und wie Sie durch deren Nutzung den Weg in einen papierlosen Geschäftsalltag ebnen können, lernen Sie im anschließenden Artikel.

Nebensächlich ob digital oder auf Papier: Unternehmen sehen sich heute vor der immensen Aufgabe, eine Unmenge verschiedenster Dokumente, Unterlagen wie auch Informationen ökonomisch zu speichern, zu bearbeiten und zu administrieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sie rechtlich dazu angehalten sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher und gesetzeskonform zu archivieren und fristgerecht zu löschen.

Auf die Problematik, wie Unternehmungen diese Aufgaben erfolgreich schultern können, gibt es nur eine Erwiderung: mit einer passenden Dokumentenmanagementlösung.

Wirkmächtige Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Unternehmen dabei behilflich sein, alle Papierdokumente zu digitalisieren sowie sie gemeinsam mit allen elektronisch vorliegenden Informationen wie Emails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dateien zentral zu speichern und zu arrangieren. Zusätzlich können innovative Dokumentenmanagementsysteme dokumentenzentrierte Prozesse perfektionieren, den operativen Wissenstransfer entscheidend verbessern und so im Vorübergehen die Umwelt durch die Reduzierung des Papierverbrauchs schonen.

Papierverbrauch steigt ungeachtet der Digitalisierung!

Obwohl wir uns schon lange im digitalen Zeitalter befinden und die Nutzung moderner DMS-Lösungen zahlreiche Chancen bietet, wertvolle Ressourcen einzusparen und den Papierverbrauch zu minimieren, halten immer noch viele Unternehmen an einem papierbasierten Management von Dokumenten fest.

Gemäß den Ergebnissen des „Digital Office Index 2020“  vom Branchenverband Bitkom spielt Papier in jedem 4. Geschäftsbetrieb noch eine sehr große Rolle: 8 % agieren völlig papierbasiert, 18 v.H. weitgehend auf Papierbasis und 36 % setzen in etwa zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitalisierte Unterlagen.

Außerdem sind 70 v.H. der teilnehmenden Führungspersonen der Analyse „Papierlos Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Drucken teilweise zwingend sei.

Allerdings landet Vieles, was pro Tag gedruckt wird, schon kurze Zeit später wieder im Abfalleimer.

Zusätzlich führt das papierbasierte Management von Dokumenten in Hinsicht auf die fortlaufend wachsende Menge an Dokumenten zu zeitraubenden Rechercheprozessen, überflüssigen Redundanzen, unwirtschaftlichen Abläufen, verwirrenden Versionierungen bei Dokumenten sowie zu überforderten Arbeitnehmern. Zudem können die Firmen die gesetzeskonforme sowie revisionssichere Sicherung unter diesen Bedingungen meistens nicht vollständig erfüllen.

All das kann auf Dauer gesehen negative Auswirkungen für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs haben.

Folglich sollte jeder Betrieb ein wirkungsvolles Dokumentenmanagementsystem nutzen.

Eine System – zahlreiche Möglichkeiten!

Die Fakten, welche für die Einführung eines DM-Systems sprechen, sind so zahlreich wie bestechend:

1. Informationen in Echtzeit durch unkomplizierten, standort- und endgeräteunabhängigen Zugriff auf Geschäftsvorgänge!
   In einem Dokumentenmanagementsystem werden sämtliche Firmenunterlagen zentral aufgenommen, administriert, revisionssicher abgespeichert sowie fristgemäß gelöscht. Unter Einsatz unterschiedlicher Such- und Filterfunktionen ist jegliches Dokument in Sekundenschnelle aufzufinden und abrufbereit – losgelöst vom Dateiformat, der Ursprungsquelle, dem Standort sowie dem Device des Angestellten.
2. Mehr Spielraum für Produktiveres!
   Ein Dokumentenmanagementsystem macht physische Archivräumlichkeiten und Aktenschränke entbehrlich. Dafür gibt es nur noch einen virtuellen Aktenschrank, in dem sämtliche Geschäftsdokumente und Belege des Betriebs ihren Platz finden. Hierdurch können Unternehmen die Unkosten für die Archivräumlichkeiten einsparen und den gewonnenen Platz für sonstige, wirtschaftlichere Zwecke nutzen.
3. Alles für die Natur!
   Durch die Implementierung einer DMS-Lösung können Unternehmen den Verbrauch von Papier, Tinte sowie Druckertoner signifikant mindern. Begleitend werden die Kosten abgesenkt und die Umwelt geschont.
4. Wirksame Kooperation durch erhöhte Transparenz!
   Während Papierunterlagen gewöhnlich nur von einem oder wenigen Kollegen zur selben Zeit zu begutachten sind, können digitalisierte Geschäftsdokumente von vielen Angestellten parallel abgerufen, weiterbearbeitet wie auch geteilt werden. Die Versionierung geschieht hierbei automatisch. Darüber hinaus gibt eine Historie konkreten Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was verändert worden ist. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team immens.
5. Zufriedenere Kunden dank gesteigerter Auskunftsfähigkeit!
   Die Nutzung eines DM-Systems wirkt sich förderlich auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Mit automatisierten Wiedervorlagen wie auch Fristen verringert sich beispielsweise die Chance, dass bei der Abarbeitung eines Kundenauftrages etwas übersehen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht protokolliert wird. Zudem können die Beschäftigten rund um die Uhr und umgehend sämtliche Daten zu einem Auftrag auswählen und dem Kunden Rückmeldung über den Stand der Bearbeitung geben. Hierdurch erfährt dieser einen effizienteren ebenso wie effektiveren Service.
6. Revisionsfeste und rechtskonforme Speicherung und Löschung!
   Durch den Einsatz einer DMS-Lösung können Unternehmungen aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich bedeutsame Firmendokumente revisionsfest sowie gesetzeskonform sichern und fristgemäß löschen.

Stellen Sie noch heute die Weichen für die digitalisierte, papierlose Zukunft Ihres Betriebes!

Das papierlose Büro bleibt in vielen Unternehmen weiterhin eine Utopie.

Im täglichen Business bedeutet das mit Blick auf das DM-System, dass täglich unzählige Unterlagen und Belege ausgedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, abgelegt oder aber aufwändig gesucht werden.

Leistungsfähige Dokumentenmanagementlösungen können hier schnelle Abhilfe schaffen.

Sie stellen sicher, dass alle Unterlagen im Geschäftsbetrieb revisionssicher, datenschutzkonform und zeitgleich direkt auffindbar gespeichert sowie archiviert werden. Zusätzlich ersparen sie ein ressourcenintensives Dokumentenmanagement in Papierform, perfektionieren dokumentenzentrierte Firmenprozesse und helfen Betriebe dabei, die juristischen Erfordernisse einzuhalten.

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