Information Rights Management: Dokumente effektiv schützen!
Unerwünschter Datenabfluss kann für Betriebe existenzielle Konsequenzen haben. Daher sind effiziente Schutzmaßahmen, beispielsweise der Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung ein absolutes Must-Have für jedes Unternehmen. Wie diese Technik detailliert funktioniert und weshalb sie bei einer umfassenden Informationssicherheitsstrategie nicht missen sollte, verraten wir Ihnen im nachfolgenden Blogbeitrag.
Das technologische Wachstum hat in den vergangenen Dekaden eine Fülle disruptiver Innovationen hervorgebracht – und damit die Eigenart, wie wir an einem Strang ziehen, wie auch kommunizieren, fundamental verändert.
Mehr sogar: Unternehmen sind mittlerweile angesichts bahnbrechender Technologien wie das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz sowie das Internet der Dinge nicht nur äußerst vernetzt, sondern auch smarter wie auch interaktiver aufgestellt als je davor.
Allerdings wächst mit dieser Entwicklung auch die Gefahr, dass kritische Geschäftsinformationen ungesteuert den Betrieb verlassen, unerlaubt ausgenutzt oder aber gezielt gestohlen werden.
Somit verzeichneten die Datenschutzbehörden in Deutschland 2021, einer Auswertung von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Außerdem sind dem Information Risk Research Expertenteam seitens Gartner 50–70 Prozent jedlicher Sicherheitsvorfälle und 75 % aller Sicherheitsverstöße auf nachlässige oder aber heimtückische Angestellte zurückzuführen.
Vor diesem Hintergrund ist es bedeutend, dass die Unternehmen den Schutz der Geschäftsinformationen ernst nehmen sowie nachhaltige und umfangreiche IT-Schutzmaßnahmen implementieren – insbesondere in Hinsicht auf den Informationsschutz.
Ein wirksames Tool kann hier Information-Rights-Management, kurz gesagt IRM, sein.
Lebenslanger Schutz auf Dateiebene!
Im Gegensatz zu gewöhnlichen Informationsschutzlösungen, welche häufig nur den Übertragungsweg oder die Anwendung beschützen, verfolgen Information-Rights Management-Lösungen die Absicht, die Schutzvorkehrungen möglichst nahe an der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.
Neben dem reinen Schutz von persistent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management bestimmt werden, ob spezifische Anwender die Geschäftsdaten beispielsweise bearbeiten, ausdrucken oder an weitere Nutzer weiterleiten können. Die Festlegung der autorisierten Nutzer sowie ihre Zugriffsrechte sowie Bearbeitungsrechte geschieht hierbei entweder ad-hoc durch den Urheber eines Dokumentes oder einer E-Mail oder über wesentlich definierte Sicherheitsrichtlinien, die jeweils zur Anwendung kommen.
Außerdem hat der Autor die Möglichkeit, die Berechtigungen zeitlich zu befristen oder diese nachträglich zu entreißen. Das kann besonders bei einer Projektarbeit von hohem Vorteil sein oder im Kontext einer fristlosen Kündigung.
Funktionsweise von Information-Rights-Management-Systemen!
Beim Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung wird generell jedes einzelne Schriftstück, jede Datei oder jede E-Mail, entsprechend ihrem Schutzbedarf, chiffriert.
Will ein Anwender ein IRM-geschütztes Dokument oder eine IRM-geschützte E-Mail öffnen, muss dieser sich zunächst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Passwort anmelden. Die Daten werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server abgeglichen. Im Fall einer Einstimmigkeit wird diesem Benutzer der Zugriff gegeben.
Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie bereits erklärt, verschiedene Optionen.
Dazu gehören Templates, welche von dem Urheber des Dokuments vordefiniert sind oder aber über wesentlich festgelegte Sicherheitsrichtlinien.
Nutzen und Grenzen des Information-Rights-Management!
Die Integration von Information-Rights-Management verschafft den Firmen merklich mehr Schutz und Vorteil als alternative IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.
Zum einen bieten Information-Rights-Management-Lösungen eine vollständige sowie permanente Zugriffssteuerung über den gesamten Kreislauf der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein fortlaufender Informationsschutz aufgrund von flexibel veränderbaren Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden.
Darüber hinaus können Firmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Reihe anderer Risiken begegnen.
Dazu zählen:
- Internetangriffe:
Internetangriffe zählen, laut dem Risikobarometers der Allianz, zu den größten Geschäftsrisiken weltweit. Durch den Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung laufen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle dank Verschlüsselung keinen Zugriff zu vertraulichen Geschäftsinformationen erhalten. - wirtschaftliche Schäden:
Wegen Datendiebstahl, Spionage und Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, gemäß Bitkom, gegenwärtig ein jährlicher Schaden von 223 Milliarden Euro. Durch den Gebrauch einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen wirtschaftliche Schädigungen unterbinden. - Vertrauens- und Reputationsverlust:
Werden IT-Sicherheitsverletzungen sowie Datenschutzvorfälle öffentlich verbreitet, müssen Firmen mit Reputationsverlusten rechnen, die von negativer Medienberichterstattung herrühren können. So sorgten im vergangenen Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook oder LinkedIn für Aufsehen. Durch den Gebrauch einer vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen die Vertraulichkeit sowie Integrität der digitalen wie auch privaten Geschäftsinformation gewährleisten, unabhängig von der Anzahl von Kopien und den Medien, wo sie abgespeichert sind.
Trotz der unzähligen Vorteile, die Information-Rights-Management-Systeme haben, können sie die Unternehmen weder vor analogen Bedrohungen und Attacken, zum Beispiel dem Abfotografieren des Bildschirmes oder der Weitergabe eines gedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei welchen die Persönlichkeit eines Nutzers übernommen wurde, absichern.
Information-Rights-Management lohnt sich!
Information-Rights-Management-Lösungen erlangen auf Grund der aktuellen Bedrohungslage zunehmend an Relevanz.
Inzwischen gibt es eine Reihe bekannter Hersteller, die mit innovativen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Allen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist bereits in sämtlichen Microsoft-Tools eingebaut und lässt sich mühelos mit einem Mausklick einschalten.
Sie sind Endkunde: Möchten auch Sie Ihre kritischen Geschäftsgeheimnisse mit der zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Unklarheiten zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Sprechen Sie uns an!
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