IT-Knowledge Management: Der Erfolgsfaktor der Hidden Champions!

Heute wandelt sich das implizite und explizite IT-Wissen dauernd. Erschwerend kommt hinzu, dass das kostbare IT-Wissen zunehmend in verschiedenen Arten und an unterschiedlichen Orten aufbewahrt wird, etwa in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder auch in den Köpfen der IT-Arbeitnehmer*innen. Gerade in Hinsicht auf den demografischen Wandel ist es für Betriebe unerlässlich, eine gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Denn nur auf diese Weise können sie sicherstellen, dass spontane sowie nötige Entscheidungen weiterhin rechtzeitig gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail heißt und welche Leistungen eine optimal funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, lesen Sie in dem nachfolgenden Beitrag.

Fast kein anderes Ereignis hat inzwischen so viele wie auch langanhaltende Folgen auf die Betriebe, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Defizit kompetenter Nachwuchskräfte und Fachkräfte. Zum anderen steht er für starke Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausfallen vieler Arbeitnehmer*innen aus dem Arbeitsleben.

Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Berufsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird die Leerstelle mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Fachkräften ihren Höhepunkt erreichen.

Deshalb ist es für Betriebe unerlässlich, das kostbare Wissen der Wissensträger strukturiert zu erfassen wie auch die folgenden Mitarbeiter*innen damit zu qualifizieren – insbesondere im IT-Bereich.

Ein erprobtes Mittel hierfür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: Was bedeutet der Begriff IT-Wissensmanagement?

Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden alle strategischen wie auch operativen Tätigkeiten eines Unternehmens gefasst, die einen Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe sowie die Speicherung von IT-Wissen optimieren.

Im Zuge dessen werden zwei Arten von Know-how differenziert: explizites sowie implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen handelt es sich um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Wissen, welches auf der Eingebung, den Erfahrungen und dem Können bestimmter IT-Facharbeiter basiert. Demnach ist es nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und daher schwer reproduzierbar beziehungsweise teilbar, wie beispielsweise das Wissen einer umfassenden Problembehebung einer Computersoftware.

Entsprechend zu diesen zwei Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Dabei dreht es sich um ein Konzept, welches eine allgemeine Bereitstellung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad sowie einer langen Gültigkeitsdauer an.
• People-to-People-Strategie: Im Gegenteil hierzu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung und dem lukrativen Gebrauch von IT-Wissen im Unternehmen. Die Strategie ist vorrangig für umfangreiches Expertenwissen sinnvoll.

Ressource „IT-Wissen“ richtig nutzen!

Der intelligente Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Aspekt für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Besonders in Zeiten, in welchen sich das IT-Wissen bedingt durch die fortschreitende Digitalisierung und globale Vernetzung schneller ändert, sind Tools wie auch Methoden des IT-Wissensmanagements agiler gemacht worden.
Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation primär aus gemeinsamen Wissensdatenbanken bestand und die Rolle hatte, diese einzurichten und zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute wesentlich mehr Aufgaben. Hierzu zählen:

1. T-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Analyse sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Die Absicht ist es, eine Aufstellung sämtlicher internen sowie externen Fakten, Ressourcen sowie Fähigkeiten eines Unternehmens zu bekommen.
2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit der Entstehung von neuem IT-Wissen innerhalb von Unternehmen, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Werkzeuge oder innovative didaktische Ansätze. Die Absicht ist es, das IT-Wissen dauerhaft ins individuelle Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu besorgen.
3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb geht es darum, neues IT-Wissen nicht unternehmensintern zu erarbeiten, sondern außerhalb zu erwerben, beispielsweise durch die Kooperation mit einem Managed-Services-Provider. Das Ziel ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise künftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.
4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgemacht werden können, um das schon vorhandene IT-Wissen optimal zu verbreiten.
5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das vorhandene IT-Wissen optimal gebraucht werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu verbessern und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu verringern.
6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Aufgabengebiet eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Das Ziel ist es, das IT-Wissen langfristig, teilweise gar über mehrere IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge über zu erhalten, auf dem aktuellen Stand zu halten und besonders vor Datenverlusten und internen wie externen Angriffsversuchen abzusichern.
7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung dreht es sich darum, die Qualität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu bewerten.

IT-Wissensmanagement: Welche Modelle gibt es?

Es gibt heute eine Reihe unterschiedlicher Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen im Handel, welche das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren probieren. Zu den Wichtigsten zählen.

• das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie …!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem echten Gehirn. Der wesentliche Gegensatz besteht allerdings daraus, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Wissen vieler Köpfen zusammensetzt und dem Unternehmen auf diese Weise etliche Vorzüge und Chancen bringt.

Hierzu gehören unter anderem:

• volle Transparenz und den Überblick über die Fähigkeiten sowie das IT-Wissen aller Arbeitnehmer*innen
• langfristige Aufzeichnung, welche Erfolgspunkte und Misserfolge wesentlich sichtbarer macht
• frühzeitige Ausmachung von Möglichkeiten und Risiken
• verbesserte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion dank einer vereinten IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• verbesserter Kundenservice und Qualitätssteigerung
• Steigerung der Kundenzufriedenheit angesichts optimierter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market dank eines inneren IT-Wissensmanagements
• Vermeidung von Doppelarbeiten dank zentraler Gruppierung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices und Antworten für alle IT-Fachkräfte
• Potenzierung von IT-Expertenwissen

Fazit: Leistungsstarkes IT-Wissensmanagement verändert Unternehmensstrategien!

IT-Wissensverlust kann Betrieben hochpreisig zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Einsatz von leistungsfähigen IT-Wissensmanagementsystemen mit der zunehmenden Größe des Betriebs, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung bekommt. Eine umfangreiche und gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie bietet Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen ihrer Mitarbeiter*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu organisieren und weiterzugeben – aber ebenso zu messen und zu bewerten.

Sie sind Endkunde: Möchten auch Sie mit leistungsstarken IT-Wissensmanagement-Werkzeugen den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Unternehmens verbessern und somit die Folgen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Sprechen Sie uns an.