Microsoft Exchange Server: Was ist das?

Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben unterhalb einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bringt zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, Nachrichten an andere Exchange-Benutzer zu senden, Termine zu generieren und zu teilen, Kontakte zu organisieren sowie Aufgaben zu erstellen wie auch zu überwachen.

Microsoft Exchange ist eine wesentliche Komponente von Office 365, dem cloudbasierten Dienst, der Benutzern die Möglichkeit bietet, auf deren E-Mails, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben von jedem internetfähigen Gerät aus zuzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein gefragter E-Mail-Dienst, welcher vielen Firmen eine verlässliche wie auch sichere E-Mail-Lösung bietet. Mit der aktuellen Microsoft Exchange Cloud können Unternehmen ihre E-Mail-Accounts in der Cloud hosten sowie so von überall auf deren E-Mails zugreifen.

Microsoft Exchange ist jedoch viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange umfasst darüber hinaus Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, smarte Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter sowie eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine breit gefächerte Suchfunktion und vieles mehr.

Ein weiteres wichtiges Highlight von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Vorhandene Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuordnen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich gewährleisten, dass Meetings problemlos stattfinden, weil immer auch tatsächlich die korrekten Räumlichkeiten sowie Geräte bereit stehen.

Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat etliche Vorteile, so ist die Lösung beispielsweise skalierbar, mit unterschiedlichen Modellen betreibbar, mit jedem Betriebssystem verwendbar und bringt eine tiefe Einbindung in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.

So lässt sich der Microsoft Exchange betreiben

Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Groupware-Lösung Exchange zu nutzen: Auf dem hauseigenen Server oder mittels Cloud. Auch hybride Mischformen der Server-Installation und des Online-Services sind mit Exchange möglich. Entschließt man sich für die Cloud-Version, kann man entweder die Microsoft Cloud auswählen oder Exchange auf Webservern von Drittanbietern hosten.

• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die private, bestehende IT-Infrastruktur integrieren zu können, sind eine Serverlizenz sowie die sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) erforderlich. Bloß wenn man beides hat, ist man befugt, Microsoft Exchange auf der eigenen Hardware in seinem Rechenzentrum zu nutzen.
• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Rahmen des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Variante nutzen zu können, benötigt es die sogenannte User Subscription License (USL). Damit ist man befugt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen – gleichzeitig ist jedoch auch ein paralleler Betrieb im privaten Rechenzentrum gestattet, womit sich flexibel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.
• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Landschaft innerhalb Europas: Anstatt die Microsoft Cloud zu gebrauchen, kann man Exchange auch über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder IT-Dienstleister, welche bei Microsoft entsprechende Lizenzen besorgt haben, bieten ein Exchange-Hosting oftmals in Form bedarfsgerechter Tarifpakete an, die sich passgenau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen.

Was für ein Nutzungsmodell ist denn jetzt am sinnvollsten für mich? Das hängt vor allem von der Dimension des Unternehmens ab. Für kleinere bis mittelständische Firmen bieten sich cloudbasierte Services an, da sie meist weder über die Mittel noch über das nötige Personal verfügen, welches für die Inbetriebnahme und Wartung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer maximale Kontrolle über Backups, Datenschutz plus Co. haben will, für den kommt jedoch bloß der Betrieb im eigenen Rechenzentrum in Frage – nur bei dieser Betriebsvariante obliegt einem eine Datenhoheit, was für die Unternehmen ein zentraler Gesichtspunkt ist.

Ist Microsoft Exchange DSGVO-konform?

Microsoft Exchange bietet Nutzern eine ganze Reihe von Sicherheitsfunktionen, welche ihnen dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen und Daten vor unbefugtem Zugriff zu bewahren. Grundsätzlich lässt sich sagen: Exchange gewährt es Unternehmen, die Kontrolle über ihre E-Mail-Kommunikation, ihre Kontakte sowie Termine zu behalten. Es kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Leute Zugriff auf Daten erlangen.

Aber genügt das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, besonders für Firmen aus Europa. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an die Sicherheit personenbezogener Daten erheblich gestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt natürlich der DSGVO. Wer hier auf Nummer sicher setzen möchte, nimmt die On-Premise-Variante – bei ebendieser liegen die Daten im eigenen Haus und man hat die volle Datenhoheit. Fehlen einem hierfür Mittel, dann bietet es sich an, Exchange über einen Partner in der Cloud zu betreiben. Aber Vorsicht: Das Rechenzentrum, in dem die Daten gespeichert sind, muss sich in Europa (für deutsche Firmen im besten Fall in Deutschland) befinden wie auch nach ISO27001-zertifiziert sein!

Rund um das Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfangreichen Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide

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