Microsoft PowerPoint im Check: Was steckt alles in diesem Programm?

Sobald es um Präsentationen geht, ist PowerPoint die erste Software, welche einem in den Sinn fährt: Egal, ob es um Vorträge vor zahlreichen Zuhörern geht, eine kleine Aufführung von Zwischenergebnissen in einem Projekt, das Veranschaulichen von Kennzahlen im Geschäftsführermeeting oder die Vortragsreihe von wissenschaftlichen Befunden. Doch was verbirgt sich alles in dem Computerprogramm, das schätzungsweise 30 Mio Mal täglich weltweit für PowerPoint-Vorführungen eingesetzt wird? Wir richten den Blick hinter die Kulissen der Computersoftware, die den Overhead-Projektor (zum Glück) in die Ecke verbannt hat.
Die Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft gehört neben Word und Excel zu den am häufigsten genutzten Services des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht nur für Windows, sondern auch für macOS sowie als mobile Applikation verfügbar. Und was kann diese Computersoftware? Nun, in PowerPoint kreiert man auf allgemein so bezeichneten Folien – der Overhead-Projektor lässt grüßen – beliebige Beiträge, die sich dann per Beamer oder auch Großbildschirm dem Auditorium zeigen lassen. Hierbei kann man neben textlichen Inhalten auch Fotos und Videos auf den Folien einbinden. Dank diverser Lösungen zur Animation kann man ein abgestimmtes Timing zwischen Gesagtem sowie Gezeigtem erreichen. Im Gegensatz zu den Folien eines Overhead-Projektors ist PowerPoint daher interaktiver ebenso wie deutlich flexibler. Es wird eingesetzt, um die Aussagen des Präsentierenden zu unterstützen oder darüber hinaus Fakten zu veranschaulichen, etwa in Form von Tabellen, Ablauf-Diagrammen oder Fotos. Obendrein selbstverständlich bietet PowerPoint hierbei ebenfalls unzählige Auswahlmöglichkeiten, jeder Präsentation einen einzigartigen Touch zu geben.

So entstand die Präsentationssoftware PowerPoint

Im April 1987 wurde eine erste Ausführung der Präsentationssoftware, die wir inzwischen als PowerPoint verstehen, von den beiden Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin bekannt. Allerdings dazumal noch mit dem Markennamen „Presenter“ und nicht für oder von Microsoft, aber für den Apple Macintosh.
Erst drei Jahre nach der Veröffentlichung, im Mai 1990, erschien ihre erste Windows-Version von PowerPoint unter dem erfolgreichen Markennamen. Was war in dieser Zwischenzeit geschehen?
Noch im selben Jahr, als diese Ursprungssoftware Presenter für den Mac veröffentlicht war, demzufolge 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., die das Computerprogramm erschaffen hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Mio Dollar. Microsoft erkannte offensichtlich direkt das große Potenzial der Software, sicherte sich deshalb schon ein paar Monate nach deren Kundgabe die Rechte an der Vermarktung und Weiterentwicklung der Präsentationslösung – noch ehe eigentlich abzusehen war, ob diese Anwendung ein Gewinn werden könnte.
Obwohl PowerPoint seit langer Zeit der Marktführer in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt auch Apple seit 2003 über ihr starkes Konkurrenzprodukt: Keynote. Die Computersoftware besticht insbesondere durch die Einfachheit und Anschaulichkeit in der Usability. Als gebührenfreie Option zu PowerPoint ist Impress als Element von OpenOffice und LibreOffice geschätzt, welches von der Handhabung zwar ziemlich an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, aber bei Weitem keinesfalls denselben Funktionsumfang bietet. Wer Wert auf eine deutsche Software legt, dem sei das Programm Presentations als Element der Softmaker-Office-Suite empfohlen.

Wie arbeitet man mit Microsoft PowerPoint?

Seit vielen Jahren zählt Microsoft PowerPoint neben Word sowie Excel zu den meistgenutzten Anwendungen in Unternehmen – auch wie übrigens auch im privaten Feld. Wir wissen bereits, dass man mit PowerPoint Präsentationen entwerfen kann. Aber was heißt das eigentlich? Gibt es eventuell Funktionen, die man sogar als Benutzer, der die Software regulär nutzt, eventuell noch gar nicht kennt?
Also, wussten Sie beispielsweise, dass man in PowerPoint statistische Ergebnisse aus Excel geradewegs einbinden kann in Form von anschaulichen Diagrammen oder Tabellen? Oder, dass man Präsentationscharts ebenso einzeln in Word übernehmen und dort damit weiterarbeiten kann? Diese diversen Nutzungen aus der Office-Familie lassen sich ideal verbinden.
Ebenfalls eine bedeutende Besonderheit: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. So lassen sich Präsentationen mitschneiden und darüber hinaus im Nachhinein nochmal ansehen oder können von Menschen angeschaut werden, die bei der tatsächlichen Präsentation nicht anwesend sein konnten. Plus für alle Experten sei zusätzlich beigefügt, dass PowerPoint sich mittels VBA-Script sogar vollumfänglich an individuelle Bedürfnisse einstellen lässt und man Vorgänge automatisieren kann.
Lustiger Fact: Es gab im Übrigen niemals eine Office-Version 13 – diese wurde aufgrund von Vorbehalten wegen Triskaidekaphobie, also der Angst von Menschen vor der Zahl 13, ohne Zögern einfach übersprungen. Bedeutet: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) folgte Version 14 (Microsoft Office 2010).

5 Tipps für bessere PowerPoint Präsentationen

Die in PowerPoint erstellte Präsentation kann noch so toll gestaltet sein – sobald der Redner den Inhalt nicht angenehm rüber bringt, ist die Präsentation am Schluss trotzdem nicht gut. Die Software kann also generell bloß hierbei assistieren, den Content verständlicher zu machen oder Gesagtes zu visualisieren. Außer einer optimalen PowerPoint-Präsentation bedarf es für einen tatsachlich erfolgreichen Vortrag daher vor allem einer guten Redekunst des Sprechers – nichts ist einschläfernder als ein Referent, welcher einzig Inhalte von Folien abliest, welche dabei noch mit Unmengen an Text überfüllt sind…
Das Erfolgsrezept für eine gute PowerPoint-Präsentation existiert bedauerlicherweise nicht, hierfür sind die Einsatzzwecke der Software schlichtweg zu vielfältig. Die folgenden Tipps assistieren aber trotzdem, bei der bevorstehenden Präsentation beim Publikum zu punkten – und simultan wertvolle Zeit im Zuge der Erstellung der ppt-Datei zu ersparen:
  1. Folienmaster nutzen: Über den Folienmaster lassen sich eigene Folienvorlagen für PowerPoint erstellen, welche im Corporate Design des Betriebs designed sind. Es dreht sich dabei um wiederkehrende Elemente wie ein Logo, das sich beispielsweise auf jeder Folie oben in der Ecke finden lässt, ebenso wie die uniforme Bestimmung von Farbtönen plus Schriftarten auf allen Folien. Einmal angefertigt, lassen sich durch Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Befolgung des Corporate Designs mit einheitlichem Design im Handumdrehen entwerfen.
  2. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Anstatt schnell nur von dieser zur nächsten Folie überzugehen, kann man in PowerPoint zwischen unterschiedlichen Formen von Übergängen wählen. Die Computersoftware bietet diverse verschiedene Übergänge an, wie man sie auch von Computerprogrammen für Diashows oder von Videoschnittprogrammen kennt. Verbunden mit der Möglichkeit, Animationen für jede Form von Objekten erstellen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation ganz schön unruhig werden. Hier gilt: Weniger ist besser. Ein gezielt eingesetztes Zoomen im genau richtigen Zeitpunkt zum Beispiel kann die Teilnehmer absolut beeindrucken und den Fokus der Aufmerksamkeit ganz gezielt auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eher und wirken unseriös.
  3. Vorlagen verwenden: Microsoft bietet auch für PowerPoint zahlreiche Vorlagen mit unterschiedlichen Designs für jeden Anlass an, die man als Nutzer kostenlos benützen kann.  Diese Präsentationsvorlagen reichen von objektiv-schlicht über modern bis hin zu blumig oder beherbergen unterschiedliche Design-Elemente wie Beispielzeitachsen oder Infografiken, welche an die eigenen Bedürfnisse angeglichen werden können.
  4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Besonders, wenn viele Bilder oder Videos im Spiel sind, können PowerPoint-Dokumente schon mal äußerst groß werden. Das ist unpraktisch, wenn man die Präsentation etwa per E-Mail verschicken will. Man kann die Größe von PowerPoint-Dokumenten ohne Qualitätsverlust komprimieren, indem man die hierin integrierten Bilder, Videos und Audios verkleinert, 3D-Modelle beseitigt (jene sind sehr ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument umwandelt oder die Datei am Ende „zippt“. Wie das detailliert geht, kann man zum Beispiel dort nachlesen: https://slidelizard.com/de/blog/reduce-powerpoint-file-size 
  5. Einen Presenter nutzen: Im Normalfall schaltet man mit Maus oder Tastatur zur folgenden Folie. Wer etwas mehr Freizügigkeit für stärkere Gestikulation benötigt, demjenigen sei der Einsatz eines Presenters empfohlen. Das ist eine kleine Fernbedienung, mit der man auf die anschließende Folie schalten kann, ohne sich in der Nähe des PC’s zu befinden. Derartige Apparate sind schon für wenige Euro zu haben, wirken sich dennoch in der Regel äußerst förderlich auf die Vortragsweise aus.
  6. Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Präsentation erstellt, öffnet sie an einem anderweitigeren PC als gewöhnlich und stellt fassungslos fest: Vieles ist verrutscht, die davor ausgewählte Schriftart wurde durch eine Norm-Font ersetzt. Der Grund: Es wurde eine benutzerdefinierte Schriftart verwendet, welche auf dem Rechner nicht installiert ist. Um das Problem zu lösen, ohne auf individuelle Schriften verzichten zu müssen, kann man die Schriftarten einbetten. Hierfür geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt hier die Auswahlmöglichkeit „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, bestimmt darunter noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und speichert die Änderungen mit einem Mausklick auf „OK“. So sieht die PPP auf jedem PC exakt so aus, wie man möchte.

 

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