Rechtskonforme E-Mail-Kommunikation von Beginn an! Alles, was Sie wissen müssen!
E-Mails sind noch das meistverwendete Kommunikationstool im kommerziellen Umfeld. Dabei werden vielmals persönliche ebenso wie geschäftskritische Informationen mitgeteilt, welche bei einem nicht ausreichendem Schutzmechanismus ausgelesen, ausgespäht und mitunter sogar sabotiert werden können. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Firmen ihren E-Mail-Verkehr mit einer Verschlüsselung schützen. In dem nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie Ihnen die E-Mail-Verschlüsselung mühelos gelingt und welche E-Mail-Verschlüsselungsmethoden derzeit verwendet werden.
Die E-Mail-Kommunikation ist aus unserer enorm vernetzten Welt nicht mehr wegzudenken.
Für das Jahr 2021 hat die Radicati Gruppe ein internationales Mail-Volumen im wirtschaftlichen und persönlichen Umfeld von 319,6 Milliarden pro Tag angenommen.
Alleinig im Berufsumfeld bekommen Angestellte bei uns einer gegenwärtigen Bitkom-Befragung gemäß im Durchschnitt etwa 26 beruflich bedingte E-Mails pro Tag – beginnend bei Koordinierung und Terminvereinbarungen über Einkäufe, Vertragsabschlüssen und automatische Rechnungen bis hin zu vertraulichen Produktdaten, Gehaltsabrechnungen oder sensiblen Unternehmensdaten.
Jedoch kaum einer denkt darüber nach, dass Mails im Standard unverschlüsselt geschickt werden und somit eine eventuelle sowie nicht unterzubewertende Angriffsfläche für Cybercrime darstellen.
E-Mails als Einfallstor!
Nach wie vor wird ein Löwenanteil jedweder Internetangriffe mithilfe von Mails realisiert.
Dies ist auch kein Wunder. Denn ungesicherte E-Mails sind so wie Postkarten – für jedermann mitlesbar, abänderbar sowie verfälschbar!
Folglich empfiehlt es sich, auf starke E-Mail-Verschlüsselungsmethoden zu setzen. Zum einen können Geschäftsbetriebe vermittels der E-Mail-Chiffrierung das Ausspähen fremder Parteien unterbinden und die Integrität einer Mail gewährleisten; zum anderen unterstützt es Unternehmen darin, die staatlichen Richtlinien zur Sicherung von personenbezogenen Daten aus der EU Datenschutzgrundverordnung, deren Verfehlungen mit Geldstrafen bis hin zu 20 Mio € verfolgt werden, umzusetzen.
Perfekte Mail-Kommunikation auf Basis von Chiffrierung!
Um E-Mail-Verständigung tiefgreifend sichern zu können, müssen grundlegend 3 Segmente chiffriert werden:
1. die Chiffrierung des Email-Transfers:
Das erforderliche Instrument für einen verlässlichen Mail-Transfer ist das universell einsetzbare Transferprotokoll Transport Layer Security, abgekürzt TLS. Eine Mail mit TLS-Verschlüsselung – auch genannt Transportverschlüsselung- wird dadurch ausgemacht, dass die Vernetzung zwischen 2 Webservern zum Zeitpunkt des Transfers verschlüsselt wird. Der Schwachpunkt: Sowohl beim Mail-Dienstanbieter als ebenfalls an den Knotenpunkten des Email-Austasches liegen die E-Mails ungeschützt vor, weswegen technologisch gut ausgerüstete Cyberkriminelle einen „Man-in-the-Middle-Angriff“ ausführen könnten, der auf diese Angriffsfläche abgezielt ist.
2. die Verschlüsselung der E-Mail-Mitteilung:
Um die Sicherheit des tatsächlichen Inhaltes von E-Mail-Nachrichtensendungen sicherzustellen, muss eine Inhaltschiffrierung stattfinden. Zu den bekanntesten Methoden zählen dabei die Verschlüsselung über Pretty Good Privacy, abgekürzt PGP, wie auch die Verschlüsselung mit Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions, kurz S/MIME. Bei der Chiffrierung mithilfe PGP oder S/MIME kann die E-Mail inkl. Anhang nur vom jeweiligen Versender sowie Rezipienten gelesen werden, sofern sie über den entsprechenden Sicherheitsschlüssel verfügen. Weder die involvierten E-Mail-Dienstanbieter noch potenzielle Angreifer haben die Option, die E-Mails zu lesen sowie zu modifizieren. Im Zuge dessen offeriert allein diese Verfahrensweise ein großes Maß an Sicherheit.
3. die Chiffrierung gespeicherter E-Mails
Da empfangene E-Mails im Normalfall nach dem Bearbeiten in der Mailbox oder im Archiv bleiben und vor Einsicht Fremder nicht gesichert sind, ist genauso die Chiffrierung von archivierten E-Mails essentiell. In diesem Fall ist zu berücksichtigen, dass die Speicherung der E-Mails nicht Ende-zu-Ende -clientseitig- erfolgt, zumal das u.a. wegen der beschränkten Lesbarkeit gegen gesetzliche Maßgaben verstößt, sondern auf Seiten des Servers. Hierdurch sind die Benutzer in die eigentliche Verschlüsselung und Entschlüsselung nicht unmittelbar eingebunden, wodurch die Datensicherheit sichergestellt wird. Für zusätzlichen Schutz sorgt darüber hinaus die Verwendung einer Zwei-Faktor-Identitätsüberprüfung, im Besonderen bei der Nutzung von E-Mail-Web-Clients.
Datenschutzkonforme E-Mail-Interaktion von Anfang an!
Im Großen und Ganzen lässt sich sagen: E-Mail-Verschlüsselung muss nicht kompliziert sein!
Angesichts diverser Ansätze sowie Verfahren zur Chiffrierung von E-Mails ist es Unternehmungen heutzutage möglich, die Vertraulichkeit, Authentizität und Unversehrtheit von E-Mails zu garantieren und die Datenschutzanforderungen gem Art. 32 Abs. 1 lit. a und lit. b der DSGVO zu erfüllen.
Sie sind Endkunde: Haben Sie noch weitere Fragestellungen zum Themengebiet E-Mail-Verschlüsselung oder sind Sie auf der Recherche nach einem leistungsfähigen Programm zur Chiffrierung für eine verlässliche ebenso wie gesetzeskonforme E-Mail-Kommunikation? Nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf!
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