Schatten-IT: Die tickende Zeitbombe in Unternehmen!

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung und der hiermit kommenden technologischen Entwicklung stehen Unternehmen vor einer Fülle neuartiger Herausforderungen. Eine äußerst tückische und schwer zu fassende Gefährdung, die oft unentdeckt bleibt und dabei die IT-Sicherheit sowie den Datenschutz von Unternehmen gefährdet, ist die Schatten-IT. Aber was versteckt sich hinter diesem Begriff eigentlich und warum sollten Unternehmen diese Bedrohung ernst nehmen? Antworten auf diese Fragen bekommen Sie in den nachfolgenden Textabschnitten.

Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Progress hat die Geschäftswelt auf lange Sicht verändert und Unternehmen in die Lage gebracht, ihre Geschäftsstrukturen zu verbessern, datengetriebene Geschäftsmodelle zu entwickeln sowie innovative Produkte und Dienstleistungen zu schaffen. Ob es um Resilienz, Agilität, Effizienzsteigerung, neue Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder Kostenvorteile geht – die Möglichkeiten, die sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien ergeben, sind schier unbegrenzt und eröffnen Firmen bisher unerwartete Chancen.

Laut einer aktuellen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich viele Firmen dieser Dynamik an und setzen den Fokus auf smarte Produkte sowie Services, die auf digitalen Technologien und künstlicher Intelligenz basieren. Knapp sieben von zehn Firmen sind der Meinung, dass sie ohne Investitionen in intelligente Produkte wie auch Services Marktanteile einbüßen und Wettbewerbsvorteile gefährden. Es wird angenommen, dass in den kommenden drei Jahren ca. 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus smarten Services kommen werden, obwohl es heute durchschnittlich bloß 12 Prozent sind.
Ungeachtet jener Vorteile führt die Implementierung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu unerwarteten Nebeneffekten, primär in Form von Schatten-IT.

Schatten-IT: Was ist das?

Unter Schatten-IT interpretiert man den Gebrauch von nicht autorisierten IT-Instanzen innerhalb eines Unternehmens, die ohne das Know-how, die Berechtigung oder die Kontrolle der IT-Abteilung genutzt werden. Diese nicht autorisierten Systeme oder Werkzeuge werden meist von Mitarbeitern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, eine Teamarbeit oder die Produktivität zu potenzieren, ohne dabei die potenziellen Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance oder Datenschutz zu beachten.
Schatten-IT kann dabei sowohl von jeweiligen Mitarbeitern als auch von ganzen Abteilungen eingesetzt werden und enthält sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Smartphones, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten beispielsweise Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen und Skripte.

Schatten-IT: Die Risiken auf einen Blick!

Die unkontrollierte Nutzung von Schatten-IT stellt eine große Bedrohung für Firmen dar und birgt enorme Risiken. Einige der potenziellen Bedrohungen und Risiken von Schatten-IT wären:

1. Sicherheitsrisiken: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools oder -Dienste ohne eine Befugnis oder das Wissen der IT-Abteilung nutzen, können Sicherheitsbedrohungen entstehen. Die IT-Abteilung hat keinerlei Übersicht über die verwendeten Systeme, was heißt, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
2. Compliance-Risiken: Firmen unterliegen oft branchenspezifischen Regeln und Gesetzen, welche spezielle IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Verwendung von Schatten-IT kann dazu führen, dass Unternehmen diese Richtlinien nicht befolgen, was zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen kann.
3. Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools sowie -Dienste verwendet werden, welche nicht von der IT-Abteilung bewilligt wurden, können wichtige Unternehmensdaten in durchaus nicht autorisierten Systemen gespeichert werden. Wenn jene Systeme nicht gesichert sind oder nicht in gleichen Abständen gewartet werden, besteht ein höheres Risiko, dass diese Daten abhandenkommen oder gestohlen werden.
4. Unzureichender Support: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools und -Dienste nutzen, welche nicht von der IT-Abteilung unterstützt werden, kann das zu technischen Schwierigkeiten führen. Ohne die Unterstützung der IT-Abteilung kann es kompliziert oder unmöglich sein, Komplikationen zu beheben, was wiederum zu einer Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit führen kann.
5. Kosten: Schatten-IT-Tools und -Dienste können kostspielig sein, speziell wenn diese von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Diese Kosten können sich summieren und das Budget einer IT-Abteilung belasten.
6. Ineffizienz: Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Schatten-IT-Tools und -Dienste nutzen, kann das zu einer ineffizienten Teamarbeit führen. Es kann kompliziert sein, Informationen zu sharen oder zusammenzuarbeiten, wenn jeder Mitarbeiter unterschiedliche Tools nutzt.

Der richtige Umgang mit Schatten-IT im Unternehmen!

Um die Verbreitung von Schatten-IT in Unternehmen zu umgehen oder einzudämmen, müssen Firmen verschiedene Ansätze in die Wege leiten und dabei sowohl vorbeugende als auch reaktive Maßnahmen in ihre IT-Sicherheitsstrategie einbeziehen. Ein wichtiger erster Schritt liegt darin, die Bedürfnisse wie auch Ansprüche der Arbeitnehmer zu recherchieren und geeignete, genehmigte Tools und Anwendungen bereitzustellen, die ihre Produktivität supporten, ganz ohne die Sicherheit zu gefährden. Andere präventive sowie reaktive Maßnahmen umfassen:

• Sensibilisierung und Schulung: Durch kontinuierliche Schulungen sowie Sensibilisierungsmaßnahmen können Arbeitnehmer über die Gefahren der Schatten-IT gebrieft und diesen die Relevanz der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien wie auch IT-Vorschriften vermittelt werden.
• Richtlinien und Prozesse: Firmen sollten konkrete und informative Richtlinien für die Verwendung von IT-Ressourcen und Anwendungen erstellen und in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Diese Vorgaben sollten die Benutzung von Schatten-IT eindeutig adressieren und entsprechende Sanktionen für Verstöße festlegen.
• IT-Audit und Überwachung: Die Umsetzung kontinuierlicher IT-Audits und die Einführung von Überwachungssystemen können dazu beitragen, die Verwendung von Schatten-IT und nicht genehmigten Applikationen aufzudecken plus verdächtige Aktivitäten rasch zu erkennen.
• Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Unternehmen sollten stabile Zugangskontrollen plus Identitätsmanagement-Systeme implementieren, um zu garantieren, dass bloß autorisierte Nutzer Zugang zu wichtigen Informationen und Systemen haben.
• Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Unterstützung einer geöffneten Kommunikations- und Feedback-Kultur, in welcher Arbeitnehmer motiviert werden, Bedenken in puncto IT-Sicherheit auszudrücken wie auch Ideen für Verbesserungen zu machen, kann hierzu beitragen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu erkennen und gemeinsam Gesamtlösungen zu entwickeln.
• Incident Response und Notfallplanung: Firmen sollten Incident-Response-Pläne entwickeln, die klare Verantwortungsbereiche und Verfahren für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit Schatten-IT festlegen. Diese Pläne sollten in regelmäßigen Abständen geprüft und ergänzt werden, um zu garantieren, dass sie auf dem aktuellsten Stand der Technik sind sowie den sich ändernden Bedrohungen und Gefahren gerecht werden.

Vorteile von Schatten-IT im Überblick!

Ungeachtet der Risiken, die mit dem Gebrauch von Schatten-IT verbunden sind, bestehen ebenfalls einige Vorteile. Wenn Mitarbeiter selbstständig Programme auswählen und implementieren können, kann dies zu einer Verbesserung ihrer Laune und Bindung an das Unternehmen beitragen. Sie fühlen sich motiviert, ihre Produktivität zu erhöhen und ihre Arbeit besser zu machen. Außerdem kann das Einbeziehen von Beschäftigten bei der Wahl neuartiger Softwarelösungen dazu führen, dass sie diese besser akzeptieren und nutzen.
Ein anderer Vorteil von Schatten-IT ist die Minderung des Workloads für eine IT-Abteilung. Während nicht alle Schatten-IT-Lösungen sicher und sinnvoll sind, können ein paar von ihnen dennoch den Aufwand der IT-Abteilung reduzieren. Mitarbeiter können sich um die Durchführung wie auch Nutzung bestimmter Anwendungen eigenständig kümmern und die IT-Abteilung dadurch entlasten. Letztere kann sich somit auf anspruchsvollere Aufgaben mit größeren geschäftlichen Vorteilen fokussieren.
Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT besteht in der Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Anstatt Anträge für ein neues Tool einzureichen und auf die Umsetzung durch die IT-Abteilung zu warten, können Mitarbeiter eine Anwendung selber konfigurieren und sofort nutzen. Das kann zu einer besseren Nutzung von Arbeitszeit wie auch Ressourcen führen.

Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!

Realität ist: Schatten-IT bleibt ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Einerseits kann diese die Arbeit in Schwung bringen und die Mitarbeiterzufriedenheit optimieren. Auf der anderen Seite bringt sie enorme Risiken für eine IT-Sicherheit, Compliance wie auch Datenschutz mit sich. Um diese komplexen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist eine gesamtheitliche und umfassende IT-Sicherheitsstrategie erforderlich, die sowohl präventive als auch reaktive Maßnahmen beinhaltet. Durch die gezielte Implementierung solcher Strategien sind Firmen in der Lage, nicht bloß die Risiken der Schatten-IT weitreichend zu reduzieren, sondern auch eine sicherere, bessere und produktivere Arbeitsumgebung für ihre Arbeitnehmer zu schaffen.

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