Task-App statt Post-It‘s & Notizblock: Was kann Microsoft To-Do?

Milch einkaufen, Geburtstagspräsent für Anne besorgen, Rechnung Stadtwerke begleichen, Produktangebot Musterfirma versenden – bis Montag! Der Alltag wimmelt von zu erledigenden Aufgaben, welche es im Kopf zu behalten heißt. Um hierbei nichts Wichtiges zu verpassen, eignen sich simple Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf denen wir alle überfälligen Tasks aufschreiben können. Wer es lieber online mag, dem stehen eine ganze Reihe von „Todo-Listen-Apps“ bereit. Wir schauen uns heute die Möglichkeit der Microsoft To-Do einmal genauer an – und vergleichen sie mit seinem größten Konkurrenten Todoist.

In dieser komplexen Welt, welche beständig sowie überall unsere Aufmerksamkeit verlangt, wirkt es fast unmöglich, sich alles einprägen zu können. Die Möglichkeit, um Ordnung in das Chaos zu bringen: Todos erfassen sowie untereinander in Listenform sammeln – bereit, erledigt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papierblatt in einem Notizblock oder digital erstellen. Wer die Todo-Listen von unterschiedlichen Devices aus ansehen sowie abarbeiten können will, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Werkzeuge assistieren dabei, keine Sache mehr zu übersehen und versprechen mehr Produktivität und Organisation im Alltag.

Aus psychologischer Sicht ist es immens hilfreich, offene Angelegenheiten niederzuschreiben – weil auf diese Weise können wir den Gedankengang erst einmal vergessen und uns mit mehr Konzentration und ganzer Aufmerksamkeit unserer topaktuellen Aufgabe widmen, anstatt parallel zu versuchen, zig Punkte im Kopf zu behalten. Erst einmal in einer Todo-Liste gespeichert, ist es also, als wenn wir im Task-Manager unseres Gehirns unnötige Vorgänge beenden und so unsere Arbeitsspeicher-Kraft optimieren. Gleichzeitig hat ein Abhaken von Punkten auf einer Todo-Auflistung logischerweise ein äußerst befriedigendes Gefühl! Es bringt Klarheit, lässt uns produktiv fühlen und motiviert uns, die kommenden Aufgabenstellungen mit Schwung anzugreifen

Mit Microsoft To-Do Aufgaben im Blick behalten

„Wunderlist“ galt lange als das beste Werkzeug rund um Aufgaben-Listen. Aber mittlerweile ist die Anwendung nicht mehr verfügbar. Der Grund: Microsoft kaufte die App auf und ließ das Know-how der Option in seine eigene To-Do-Listen-Lösung integrieren.

Microsoft To-Do ist ein hilfreiches Werkzeug, welches einem dabei hilft, Aufgaben zu arrangieren sowie zu bevorzugen. To-Do ist ebenso nützlich, um Termine und Erinnerungen zu erstellen. Es gibt eine Software-Lösung für den Webbrowser, als native Windows- und macOS-Anwendung sowie als App (Android und iOS).

Innerhalb von Microsoft To-Do lassen sich ganz einfach Aufgaben einrichten sowie erledigen. Um ebenso im Kollektiv gemeinsam tätig sein zu können, kann man den Aufgaben auch Bearbeiter zuweisen. Des Weiteren kann man Tasks nach Wichtigkeit, Erstellungsdatum oder anderen Merkmalen ordnen. Für maximalen Komfort lassen sich auch Anmerkungen sowie Anhänge an Tasks fixieren. Natürlich ist es auch möglich, Aufgaben mit Deadlines zu bestücken plus sich Hinweise einzustellen. In einer Auflistung werden einem klar alle Todos dargestellt – für einen noch besseren Gesamtüberblick kann man diese anhand von Gruppen bündeln wie auch ordnen.

Vorzüge von Microsoft To-Do:

• Nahtlose Integration in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
• Gratis für sämtliche Nutzer eines Microsoft-Zugangs
• Automatische Synchronisation von Tasks über das Office 365-Konto (wenn notwendig)
• Apps für alle Gerätschaften & Betriebssysteme erhältlich

Nachteile von Microsoft To-Do:

• Unterschiedliche Konten werden akzeptiert, können jedoch nicht vereinheitlicht werden (d. h. man muss zwischen den Konten tauschen)
• Das Teilen von Listen zwischen privaten Konten sowie Businesskonten wird nicht akzeptiert
• Bei etlichen Tasks kann man die Übersicht verlieren

Microsoft To-Do oder Todoist: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Todoist wurde genau wie Microsoft To-Do entworfen, um Tasks übersichtlich im Auge zu behalten sowie selbige effizient ausführen zu können. In der Funktionalität sind die beiden Tools äußerst vergleichbar – Todos erstellen, Erinnerungen einrichten, Fälligkeitsdatum hinterlegen, Prioritäten setzen, Kommentare schreiben und Co. sind in beiden Tools gleichermaßen möglich.

Im Gegensatz zu To-Do ist Todoist jedoch nicht vollständig kostenlos. Es gibt eine kostenfreie Version, allerdings können in jener kostenfreien Version keine Notizen dazugefügt werden – dies ist nur in der kostenpflichtigen Premium-Version möglich. Wer also den gleichen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist bezahlen. Dafür bekommt er dann jedoch auch eine – wie einige Nutzer finden – bisschen modernere Benutzeroberfläche, wobei das selbstverständlich generell Geschmackssache ist.

Weiterer Minus-Punkt für Todoist im Unterschied zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsmöglichkeiten in bestehende Microsoft-Programme wie Outlook. Wer sowieso schon Microsoft-Office-Produkte im Einsatz hat, für den ist To-Do deshalb empfehlenswert. Und wer mit To-Do an seine Limitierungen stößt, für denjenigen ist nicht Todoist eine potentielle Option, sondern eher das Tool Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr offeriert als To-Do, auch wenn es kostenpflichtig ist.

Andere Alternativen zu Microsoft To-Do und Todoist sind zum Beispiel die Tools „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ sowie „Trello“.

DSGVO & Microsoft To-Do: Kann ich Microsoft To-Do bedenkenlos einsetzen?

Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt und schon Microsoft 365 nutzt, hat sich bestimmt schon mit den hiermit einhergehenden Datenschutzherausforderungen befasst. Denn: Der Einsatz von Microsoft 365 ist eigentlich vorerst nicht DSGVO-standardisiert! Es besteht also Handlungsbedarf, um den Einsatz nach europäischem Recht gesichert sowie von Rechts wegen gültig zu machen. Firmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht erledigt haben, sollten es also schleunigst nachholen. Was genau zu unternehmen ist? Eine Risikobewertung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung und eine strenge Konfiguration des Services seitens der IT (Deaktivieren sämtlicher nicht zwingend notwendiger Services und sämtlicher Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden).

Wer schon seine Hausarbeiten getätigt hat, der kann beim Einsatz von To-Do entspannt aufatmen: Microsoft To-Do verwendet „Exchange Online“ zur Speicherung sowie Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf inländischen Servern. Heißt konkret: Bei Verwendung von Microsoft To-Do werden alle Aufgaben in einem Exchange Online-Postfach gesammelt, indem zum Beispiel auch Mails oder Kontakte liegen. Für einen Datenschutz ist das gut, dass für Exchange bereits mehrere Compliance- wie auch Sicherheitsregeln gelten hinsichtlich des Datenverkehrs.

Die Datenübertragung findet bei To-Do im Übrigen bloß verschlüsselt statt. Ein kleines Restrisiko dafür, dass womöglich personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, bleibt jedoch erhalten beim Einsatz von To-Do – dagegen bringt nur Abhilfe, möglichst wenig oder im idealen Fall keinerlei sensible Daten in der Task-Management-Anwendung zu speichern..

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