Mehr als nur Tabellen: Spalten, Zeilen, Formeln & mehr: Was Excel so alles kann

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft erkennt vermutlich jeder, der ab und zu einen PC benutzt. Doch obgleich Excel extrem bekannt ist, überblicken die Meisten nur einen kleinen Teil der Features dieses umfangreichen Tools. Denn Excel kann deutlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir erläutern, was hinter diesem Allround-Talent an Software liegt.

Excel: Was steckt im Allround-Talent Excel?

Zunächst einmal sollte man von Excel verstehen, dass diese Software dazu dient, Tabellen zu entwerfen. Es wird also hauptsächlich hierfür eingesetzt, Daten nützlich zu verzeichnen wie auch zu speichern – zum Beispiel Kundenlisten samt Vornamen, Nachnamen, Rufnummern etc. Um solche Angaben äußerst strukturiert sowie fürs Auge ansprechend darstellen zu können, offeriert Excel im Übrigen verschiedene kostenfreie Vorlagen.

Excel eignet sich aber nicht nur für die Dateneingabe und die optische Darstellung dieser Daten, keineswegs. Geht man über diese Ebene hinaus, wird Excel erst so wirklich spannend: Dieses Tabellenkalkulationsprogramm ist insofern genauso in der Lage, Daten methodisch zu untersuchen, zu ordnen und auszuwerten – Möglichkeiten, welche unzählige Nutzer schon nicht mehr nutzen:

• Excel kann unter Einsatz der eingegebenen Angaben Berechnungen durchführen.
• Excel kann Datenmaterial in übersichtliche Diagramme sowie Grafiken verwandeln.
• Excel hilft, festgelegte Zielgrößen sowie Zeiträume im Augenmerk zu bewahren.
• Excel offeriert Prognosen auf Basis bisheriger Werte ab.

Kurz gesagt: Excel ist ziemlich mächtig und extrem klug. Und auch wenn das Programm schon betagt ist (erstmals auf dem Marktplatz herausgebracht worden ist es bereits 1987), wird es konstant weiterentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette gehört es neben dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word und dem E-Mail-Client Outlook zu den wichtigsten Produkten der Firma Microsoft. Inzwischen ist Excel natürlich auch Bestandteil der Microsoft-Office-365-Familie und keinesfalls mehr nur für Windows verfügbar, sondern ebenso für macOS und als mobile Anwendung für Smartphones und Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Über die Excel App lassen sich ganz einfach Tabellen, die ausgedruckt vor einem sind, digitalisieren. Schlichtweg ein Foto machen und schon hat man alle Daten der abfotografierten Tabelle digital in Gestalt einer Excel-Tabelle parat. Super praktisch und flink!

Für wen ist Excel spannend?

Wegen seiner vielfältigen Funktionen kann Excel im Wesentlichen in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens nützlich eingesetzt werden. Es eignet sich zum Beispiel optimal dazu, To-Do-Listen zu notieren, die nützlich sind, den Überblick über zu machende Aufgaben zu bewahren. Wer ein wenig tiefer ins Projektmanagement starten möchte, kann anhand von Excel auch Timelines erstellen, um Projektphasen zu veranschaulichen, Meilensteine zu definieren wie auch die Frist von Aufgaben zu berechnen. Oder wie sei es, einen individuellen Kalender zu erzeugen, in welchem sämtliche für das Kollektiv relevanten Arbeitstermine und Daten eingetragen sind?

Tipp: Wer in Excel unter „Weitere Vorlagen“ nach dem Stichwort „Kalender“ recherchiert, bekommt etliche kostenlose Kalender-Vorlagen.

Ebenso ein äußerst beliebter Einsatzzweck von Excel: Zeiterfassung. Von der simplen tabellarischen Gliederung geleisteter Stunden über die automatische Summierung und Anzeige von Überstunden bis hin zur Erstellung komplexer Schichtpläne ist alles realisierbar. Auch für die Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenlos verfügbar, die als Grundlage für die eigene Zeiterfassung dienen könnten.

In Kombination mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel des Weiteren Serienbriefe schlau erstellen: Unkompliziert den Textinhalt in Word tippen und die Adressdaten sämtlicher Empfänger in Excel sichern. Jetzt noch beiderlei miteinander verknüpfen und ab an den Drucker senden – so lässt sich jeder Brief mit einer persönlichen Anschrift und Anrede ausstatten, ganz ohne diese Werte in jedem Schreiben manuell eintippen zu müssen. Das gelingt in Verbindung mit Microsoft Outlook nebenbei bemerkt auch als Serien-E-Mail.

Wer in einem deutschen Unternehmen in der Buchführung beschäftigt ist, wird bestimmt mehrfach mit Excel in Berührung kommen. Weil das Computerprogramm bietet im Allgemeinen alles, was man als Buchhalter braucht: Es lassen sich selbst Einnahmenüberschussrechnungen fertigen und sowohl die simple wie auch die zweifache Buchführung mit Haben und Soll perfekt darstellen.

Neben der Buchhaltung wird Excel ebenfalls von etlichen Entwicklern in der Informationstechnik genutzt: Mithilfe der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) wie auch XLM-Makros kann man Abläufe automatisieren und auf Basis von Excel eigene Eigenschaften programmieren. Parallel kann man das Tabellenprogramm gleichfalls für simple Ansprüche als Datenbank nutzen.

Excel: Die Software der tausend Möglichkeiten

Excel lohnt sich spitze für eine Dateneingabe, die Analyse jener Daten, für mathematische wie auch statistische Berechnungen und zur visuellen Aufbereitung von Daten wie auch Zahlen in Form von Diagrammen & Co. Das macht die Computersoftware Excel zu einem wahren Allround-Talent, das nicht bloß im Unternehmensumfeld, sondern selbst im Privaten unzählige sinnvolle Einsatzoptionen offeriert. Man denke bloß an Einkaufslisten, To-Do-Auflistungen für die ganze Familie, die eigene Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeit – Excel hilft auch im persönlichen Alltag enorm, sich zu organisieren und Planungen anzustellen.

Insofern wundert es nicht, dass dieser Klassiker in der Softwarewelt auch heutzutage noch so gefragt ist, wie am Anfang – auch wenn jedweder Excel-Nutzer ganz sicher bereits mehr als einmal geschimpft hat, weil dieser in diesem großen Werkzeug nicht die Funktion gefunden hat, die er sucht. Aber dafür gibt es ja glücklicherweise Internet-Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ stößt man auf unzählige wertvolle Blogs und Video-Tutorials zu jedem vorstellbaren Excel-Problem.

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Quellen:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/excel
https://www.computerwissen.de/software/office/excel/programm-excel/mehr-als-nur-tabellenkalkulation-das-kann-excel/
https://excelhero.de/excel-funktionen/
https://de.godaddy.com/blog/excel-tipps-fuer-einsteiger-13-wege-excel-richtig-zu-nutzen/