Was ist Microsoft Access und wer braucht die Datenbanksoftware?
Die meisten Produkte der Office-Familie sind allen vertraut. Mit Word, Excel oder Outlook haben gewiss fast sämtliche PC-Nutzer bereits einmal Bekanntschaft gemacht. Aber was ist mit Microsoft Access? Die Software ist ebenso Bestandteil des Office-Pakets, doch wirklich viel weniger vertraut als die prominenten Schwestern und Brüder. Was ist Microsoft Access und wozu sollte man die Software verwenden? Wir klären auf.
„Lage, Lage, Lage“, so nennt man es im Immobilen-Geschäft, wäre das Wichtigste. Für jedwedes fortschrittliche Unternehmen heißt das in diesem Sinne: „Daten, Daten, Daten“. Alles, das auf irgendeine Weise innerhalb des Unternehmens passiert, findet in Art von Daten Ausdruck. Seien es E-Mails, Businesspapiere, Texte, Bilddateien oder Rechnungsdokumente. In jeglichem Unternehmen – egal, ob groß oder klein – dreht sich letztlich alles um Datenmaterial. Und an welchem Ort werden sämtliche Daten abgespeichert? In der Regel in einer Datenbank. Ist man nicht gerade in der IT tätig, dann befasst man sich mit dem Thema im Normalfall eher selten. Dabei ist es nicht so kompliziert, als man vorerst evtl. annimmt: Mittels Datenbanken lassen sich Daten gliedern, organisieren und abspeichern wie auch ganze Prozessabläufe darstellen und automatisieren. Das Prinzip dabei sind mathematische Beziehungen zwischen Objekten.
Das Datenbankmanagementsystem aus dem Hause Microsoft nennt sich „Access“. Zahlreiche Vorlagen und Konzepte machen es ebenfalls Anfängern simpel, erste eigene Datenbanken zu gestalten. Das Programm gewährt es Unternehmen daher, rasch und einfach individuelle Datenbankanwendungen für ihre Geschäftsprozesse zu erschaffen sowie zu verwalten – auch ganz ohne Datenbank-Consultant. Nach der Erzeugung lassen sich Access-Datenbanken einfach allen Kollegen abrufbar machen, welche Zugriff darauf brauchen.
Um Microsofts Datenbankmanagementsystem nutzen zu können, ist ein Office-365-Abonnement nötig. Befreit davon sind die Enterprise-Pläne für größere Unternehmen, die keine Access-Rechte, aber Lizenzen für SQL-Server beinhalten, da nämlich diese eher für die datenbanktechnischen Bedürfnisse großer Nutzerzahlen optimiert sind. Wer kein Abonnement kaufen will oder benötigt, kann Microsoft Access auch als unabhängige Software kaufen.
Welchen Nutzen hat Microsoft Access?
Um verstehen zu können, was Access detailliert leisten kann, sollte man wissen, was Datenbanken genau genommen sind und wofür diese verwendet werden. Wie der Name schon vermuten lässt, dreht es sich bei der Datenbank um eine Art elektronische Verwaltung von Daten bzw. Dateien. Ganz vergleichbar mit Excel bestehen auch Datenbanken aus Tabellen. Der Zweck einer Datenbank ist es, Daten systematisch ordnen und abspeichern zu können – und diese Daten dabei auch filterbar, durchsuchbar und visuell darstellbar zu machen.
Stellt man sich etwa eine Liste von Adressen vor, welche aus Kundendaten gemacht ist. Jene umfassen neben den Kundenstammdaten wie Name, E-Mail sowie Adresse auch Daten aus dem Auftrags- und Bestellwesen. Ein Datenbank-Tool wie Microsoft Access bietet nun die Möglichkeit, solche Daten in Form von Tabellen übersichtlich zu speichern sowie Abfragen zu erstellen, um die Datensätze sieben und sortieren zu können. Klarerweise sind ebenfalls automatische Datenimporte und Datenexporte ausführbar, etwa in Gestalt von CSV-Dateien, wenn man die Daten sagen wir mal für ein Weihnachtsmailing nutzen möchte.
Im Gegensatz zum Tabellenkalkulationsprogramm Excel – das etliche dieser Funktionen ebenfalls umfassen würde – besitzt Access zudem über die Funktionalität, sogenannte Integritätsbedingungen darzulegen, also Verflechtungen zwischen den jeweiligen Daten zu erstellen. Daher ist Access ebenfalls hierfür nützlich, um Prozesse und Abläufe darzustellen und diese zu automatisieren. Ein häufiger Gebrauchszweck für Microsoft Access in Firmen ist eine Datenbank, welche den Warenbestand zeigt. Vom Einkauf über die Lagerhaltung bis hin zur Auftrags- und Bestellverwaltung einschließlich einer automatischen Rechnungserstellung lässt sich all das mit Access durchführen. Und natürlich kann genauso die Kundendatenverwaltung inklusive Datenexport für ein Kundenmailing eine Komponente des Einsatzszenarios sein.
Welche Vorteile bietet Microsoft Access?
Der größte Benefit von Microsoft Access ist seine Benutzerfreundlichkeit. Wer bereits mit Office, Excel & Co. vertraut ist, wird sich rasch in Access zurechtfinden. Die meisten Grundfunktionen sind völlig auf der Hand liegend sowie ganz ohne ein tiefes Datenbankwissen oder auch Entwicklerwissen verständlich – was aber keinesfalls heißt, dass Access einen geringen Funktionsumfang besitzt, ganz im Gegensatz! Je mehr man sich mit der Datenbanklösung auseinandersetzt, desto tiefer kann man loslegen.
Für kleinere bis mittelständische Firmen mit bis zu zehn simultanen Nutzerzugriffen, die allemal bereits über eine Enterprise-Lizenz verfügen, ist Access daher der perfekte Start in eine Welt der Datenbanken. Das Datenbankmanagementsystem kommt jedoch an die Grenzen, wenn sehr große Datenmengen verarbeitet werden müssen oder eine große Anzahl an Nutzern gleichzeitig auf die Daten zurückgreifen wollen. Genau dann bietet es sich an, die Daten von Access in einen SQL-Server oder aber zu Microsoft Azure SQL auszulagern. Microsoft hat an dieser Stelle mitgedacht: Auch die „kleine“ Option Access beruht schon auf einer SQL-Engine, was eine flexible Skalierung im Fall eines Unternehmenswachstum mühelos macht.
Eine Schwäche hat Microsoft Access jedoch: Im Gegensatz zu Word, Excel oder anderen Produkten der Office-Familie ist Access keinesfalls für Mac OS erhältlich, sondern ausschließlich für Windows. Außerdem gibt es auch gar keine nativen Apps für Tablets oder Smartphones. Für wen dies keine Hindernisse sind, für ebenjenen ist Access die ideale Einsteiger Datenbankmanagementsoftware.
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