Was ist Microsoft OneNote und wozu dient es?

 

Evernote, Apple oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen viele. Doch gibt’s da ebenfalls was von der Firma Microsoft? Aber klar: Die Applikation Microsoft OneNote.  Kostenfrei und problemlos in der Bedienung bietet OneNote alles, was es braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell zu deponieren, zu bearbeiten wie auch zu speichern.

 

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Möglichkeit zur Ablage und Organisation von Notizen. Mit der intuitiven Applikation lassen sich relevante Dokumente oder Dateien an einem Ort zentral sammeln und zeitgleich übersichtlich verwalten. OneNote ist quasi ein elektronisches Notizbuch. Es lässt sich in Abschnitte sowie Seiten untergliedern – also vom Prinzip her recht analog wie ein Notizbuch aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Ausführung des Notizbuchs auch ein Ordnen, Steuern und Recherchieren und erleichtert das Arbeiten dabei gewaltig. In OneNote lassen sich intuitiv schnell Einfälle oder To-dos hinzufügen, aber ebenso detaillierte Skizzen entwerfen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote auch mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen tätig sein – ein Highlight, das vor allem beim Gebrauch in Betrieben äußerst nützlich ist.

 

Angesichts dessen man den Überblick behält, lassen sich Notizen in Microsofts Notizerfassungsprogramm mit Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man logischerweise auch Dateien wie PDFs oder auch Audionotizen, Onlinevideos und sonstige Medien einfügen – ganz automatisch mit einer richtigen URL ausstatten, wenn man Beiträge aus dem Internet integriert.

 

OneNote ist übrigens kostenfrei nutzbar, während Office-365-Abonnenten von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Outlook-Integration, einer Versionsverwaltung sowie der Unterstützung von Microsoft SharePoint profitieren. Der elektronische Notizblock ist aber keinesfalls bloß für Windows erhältlich, sondern ebenso als App für iOS und Android und ebenso für macOS – angesichts dessen hat man stets sämtliche Notizen allseits griffbereit und sogar synchron, sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist. Bei aktivierter Cloud-Synchronisation zu OneDrive spielt es keine große Rolle, ob man eine Notiz vom Windows-PC, dem Smartphone oder einem Mac einsieht oder bearbeitet – es ist immerzu alles in gleichem Zustand.
Aufgepasst: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr wie gewohnt vorinstalliert werden – es kann allerdings kostenfrei im Store heruntergeladen werden: https://apps.microsoft.com/store/detail/onenote/9WZDNCRFHVJL.

Wie kann man OneNote im Unternehmen nutzen?

Während sich im privaten Gebiet mit OneNote ideal Kochrezepte, Einkaufslisten und To-do Listen für die Familienbande erstellen sowie organisieren lassen, kann OneNote auch im Betrieb äußerst praktisch sein. Insbesondere dann, wenn unterschiedliche Angestellte auf Daten zugreifen müssen – also quasi immer –, bringt die Notiz-App OneNote eine perfekte sowie kostenfreie Möglichkeit. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle sowie vieles mehr übersichtlich geordnet ablegen. So ist etwa das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch beim Einsatz in Projekt-Teams kann OneNote begeistern. Für eine automatische Synchronisation und eine gemeinschaftliche Bearbeitung in der Gruppe ist lediglich eine Netzwerkfreigabe oder die Abspeicherung in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive erforderlich.
Grundsätzlich gibt es in OneNote stets diese Form:
Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite
Heißt: Der „Notizblock“ OneNote, welcher alles umfasst, ist in verschiedene Abschnitte mit Unterabschnitten unterteilt, die wiederum jeweils mehrere Seiten enthalten können. Dies kann man sich ganz ähnlich wie ein Buch aus Papier vorstellen, in dem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel sowie einzelne Seiten gibt.
Microsoft-Nutzer gewinnen beim Einsatz von OneNote dadurch, dass OneNote sich übergangslos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren.

Was ist ansonsten noch essenziell zu wissen zu OneNote?

  • Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Zugangswort ausstatten und so durch einen unbefugten Zugriff von Dritten absichern.
  • Man kann Notizen untereinander verknüpfen.
  • Es gibt eine eingebundene Text- und Spracherkennung. Damit können auch Inhalte, die sich in eingefügten Aufnahmen oder Sprachdateien „verstecken“, über eine Suche gefunden werden.
  • OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf dem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.
  • Notiz-Seiten in OneNote sind unendlich groß. Aber Achtung: Extrem große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn notwendig.

Effizient arbeiten mit Microsoft OneNote: Fünf Tipps & Tricks

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz gleich, ob OneNote gestartet ist oder nicht: Drückt man die Windows-Taste gepaart mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot machen, für welchen man direkt den geeigneten Speicherort in OneNote festsetzen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) – unkompliziert nur noch auf „An den ausgewählten Speicherort senden“ und schon befindet sich der Screenshot im Notizbuch an genau dieser Stelle, wo man ihn benötigt.

 

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich ebenfalls Audioaufzeichnungen anfertigen – äußerst praktisch beispielsweise dann, wenn Meetings stattfinden, an denen nicht alle partizipieren können. Außerdem eine super Funktion, wenn einem mitten bei der Autofahrt Ideen in den Kopf kommen, welche man nicht verbummeln will, welche man aber in diesem Moment nicht auf Papier bringen kann.

 

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Das Gute an Audioaufnahmen in OneNote: Sie lassen sich für die Suche anzeigen. Um eine Suche nach gesprochenen Inhalten in Audiodateien zu aktivieren, muss die Funktion einstmals aktiviert werden: Dazu im Menü auf „Datei“ klicken und dann „Optionen“ auswählen. Anschließend „Audio und Video“ wählen und dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ anhaken. Mit „OK“ bestätigen, fertig.

 

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher sowie einfacher machen. So lässt sich beispielsweise mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erzeugen oder löschen. Mittels Windows+Alt+N kann man in Sekundenschnelle ein kleines Notizfenster öffnen, ohne gleich die gesamte OneNote App zu öffnen – perfekt, um sich, unterdessen man an etwas arbeitet, gleichzeitig schnell Notizen zu machen. Microsoft hat auf dieser Internetseite sämtliche Shortcuts für OneNote aufgeführt zum Nachschauen: https://support.microsoft.com/de-de/office/tastenkombinationen-in-onenote-44b8b3f4-c274-4bcc-a089-e80fdcc87950

 

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N kann man blitzschnell eine neue Notiz anlegen. Hierzu muss OneNote nicht einmal offen sein. Solche „Notizen auf die Schnelle“ sind im Grunde wie Post-its. Sie werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment „nicht abgelegte Notizen“ gespeichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, wenn nötig. Optional kann man den Standard-Speicherort auch in den One-Note-Optionen unter dem Punkt „Speichern und Sichern“ anpassen.

 

Zum Ende sei noch gesagt, dass der Einsatz von OneNote juristisch bedenkenlos und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der EU – besser gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Das kann man auf der Seite nachschauen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Anwender des Dienstes OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach einzig und allein in Deutschland gehostet.

 

Wenn möglich, ist es ratsam, die Daten aus OneNote anstatt in der Microsoft-Cloud besser im LAN zu speichern und über eine Netzwerkfreigabe allen innerhalb des Unternehmens Zugang zu erlauben (Vorsicht: An Backups denken!). Bei Speicherung der Daten in OneDrive Cloud ist auf das zu achten, dass keine sensiblen Daten wie Passwörter oder Bankdaten in OneNote abgelegt werden. Für schützenswerte Informationen im Allgemeinen raten wir, die in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

 

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