Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Sobald es um Mails geht, ist Outlook aus der Pc-Welt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware von der Marke Microsoft lassen sich Mails empfangen, senden und überschaulich sortieren, sodass man stets einen Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang hat. Außerdem lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist alles möglich, was nötig ist, um seine Termine und elektronische Briefe effizient zu verwalten und im Auge zu bewahren. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine auf dem Laufenden zu sein – und dies sowohl im privaten als auch im Business-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, welche jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Inhalt der allerersten E-Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Moment nicht im Traum an die Tatsache, dass Jahre später Millionen von diesen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt gesendet werden würden. Dessen Idee war: Vorne sollte der Name desjenigen sein, für den die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs sein, der die Mail bekommt. Um diese beiden Teile miteinander zu verbinden und zugleich deutlich voneinander zu trennen, musste ein Kürzel her, welches es auf jeder Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

So wurde 1971 das @-Zeichen vom Wissenschaftler Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation gewählt, welches aus unserem gegenwärtigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt hieß übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Entdecker hatte damit eine bahnbrechende neue Form der Kommunikation entwickelt. Aber bis die erste Mail auch hierzulande ankam, dauerte dies noch mehr als zehn Jahre: Erst im Jahr 1984, was aus heutiger Perspektive gewiss noch gar nicht derart lange her wirkt, wurde die erste E-Mail in Deutschland in Empfang genommen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin bekam.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das nur von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Rund 20 Jahre nachher hat selbige Einzug in nahezu jeden Zuhause wie auch jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt quasi jeder elektronische Post – im Jahr 2020 lag der Anteil der Deutschen, welche via E-Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 %. Doch nicht nur nahezu jeder nutzt diese Form der Kommunikation, sondern auch die massive Anzahl an E-Mails, die verschickt und empfangen werden, ist ganz und gar beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Jahr 2022 summa summarum auf der Welt 333 Mrd. E-Mails versendet werden. Oder um es in Zahlen zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die E-Mail ist demzufolge aus dem heutigen Leben nicht mehr wegzudenken. Desto relevanter, dass deren Erzeugung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach funktioniert.

Das Programm Outlook von Microsoft ist eine der führenden Rundumlösungen global, um E-Mails zu verschicken wie auch zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook aber auch zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten sowie Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht nur für das System Windows, doch gleichfalls für macOS verfügbar.Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS sowie einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über folgende Features:

Übrigens: Outlook ist primär der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen eingesetzten Server-Infrastruktur für eine wesentliche Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist aber auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

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Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Kunden das Design von Outlook ohne Werbung – eine wesentliche Angelegenheit, um im Berufsalltag konzentriert bleiben zu können. Außerdem ziehen sie einen Vorteil von optimierten Sicherheitsfunktionen wie der automatischen Abschaltung nicht sicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei denen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt bei einem Klick auf einen solchen Link Warnung an. Potentielle Viren, die sich im Anhang einer E-Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, damit diese gar nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Probleme anrichten können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Nutzer durch deutlich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive und einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Posteingang bzw. bei den gesendeten Mails.

In deutschen Betrieben ist Outlook als Mail-Client sehr gängig. Für Etliche ist es morgens das erste Computerprogramm, welches sie aufmachen und am Abend das letzte, das sie vor Feierabend schließen. Da so viele Menschen täglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für einige Tipps und Tricks, welche die Tätigkeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit sparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier sind 5 ausgesprochen geniale Outlook-Ratschläge, welche jeder Anwender kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer effizient gemeinsam im Team wirken will, der sollte nachvollziehen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Datum der Kunde für eine Endkontrolle vorbeikommt. Alles das und noch viel mehr lässt sich in Outlook über das Teilen von Kalendern bewerkstelligen. Hierbei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem sharen will – so kann man frei festlegen, inwiefern man alles teilen will oder beispielsweise nur den Namen oder Standort eines Termins. Tipp: Über unterschiedliche farbliche Markierungen behält man mühelos den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender anderer Personen und ebenso den eigenen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu erheblich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Statt langem Forschen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts benützen und so viel Zeit einsparen. Man muss sie bloß kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mit Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein sehr hilfreiches Feature verfügbar, mit dem Ziel, den Eingang auf dem Smartphone vollautomatisch nach relevanten und nicht relevanten Nachrichten zu sortieren – so erkennt man unterwegs nur das, was man auch wirklich sehen muss. Hierzu schlichtweg zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst richtig zuweisen kann, ist es sinnvoll, am Anfang über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, umso rascher lernt Outlook hinzu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Regel erstellen, die alle eingehenden Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich das immer manuell machen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass überall ständig Nachrichten aufpoppen, verschiedenste Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Nachrichten unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für unser Gehirn ist dies reiner Stress. Umso wichtiger, zwischendurch mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Arbeitsende oder ausserhalb der Arbeitswoche wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion schlichtweg mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Feierband oder am Wochenende mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….